CIO通往S/4HANA的云迁移之旅

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ANWR对新的IT项目采取云优先(cloud-first)战略,2018年,IT部门与财务会计和控制业务领域协作解决了向SAP S/4HANA的迁移。

ANWR Group是一家位于黑森州(Mainhausen)的鞋类、体育用品和皮革制品行业的金融服务和零售合作商,直至2018年,一直在使用旗下DZB银行的ERP系统,因此,其银行部门的财务会计和控制规定也适用于公司的零售领域。

但随着时间的推移,这些规定变得更加严格,贸易行业所需的灵活性不再可用。ANWR Group CIO Sven Kulikowsky回忆称,“几年前,我们已经开始分离IT系统,以便让银行和贸易公司更好地满足各自的要求。ERP软件是最后一个共享系统。”

协作实现“重新实施”(greenfield)

ANWR对新的IT项目采取云优先(cloud-first)战略,2018年,IT部门与财务会计和控制业务领域协作解决了向SAP S/4HANA的迁移。

据悉,S/4HANA主要有三类转型方法:系统升级(Brownfield),选择性转换(Selective)和重新实施(Greenfield)。其中,技术升级将保留所有现有功能,对历史投资起到最好的保护;选择性转换适用于希望通过转型进行一定程度优化和改造的场景,按照改造程度可以选择“空壳转换”或“混合部署”两种方法;当现有系统大部分功能都不能满足未来业务的发展时,通常建议重新实施。

最终,基于自身条件和需求,ANWR选择了重新实施(Greenfield)的转型方法,以重新设计整体SAP系统,包括功能、流程、数据结构等。

Kulikowsky表示,“从一开始就让各部门参与进来非常重要。他们一起确定了新解决方案从一开始就必须能够做什么。在联合研讨会上,来自业务部门和IT的混合团队评估了云平台的能力和成熟度。”

有目的的敏捷

为了组织变革,ANWR成立了指导委员会作为最高控制机构。其下,由Kulikowsky和他的财务会计和控制同行组成的项目委员会作为控制团队,负责每周与外部合作伙伴Camelot ITLab的项目经理协调沟通两个小时。该团队会接收由员工和外部顾问组成的跨职能工作组就特定流程问题提供的意见,然后快速比较不同的意见并做出最终决策。在此过程中,各部门和IT始终是齐心协力的。

Kulikowsky设定了在2021年底之前将所有系统迁移到新环境的目标,并制定了使用S/4HANA创建的2021年度财务报表。此外,为了确保2022财年开始时不再存在旧环境,Kulikowsky还确定了九波迁移浪潮。

在这些阶段,团队使用敏捷方法和灵活的时间安排工作。Kulikowsky认为,“通过这些里程碑和冲刺(sprint)的组合,团队心中有了一个明确的目标,同时我们还考虑了可能会破坏固定时间表的风险。开发有时可能需要更长的时间,但最重要的是一切最终都适合。”

开始信号是于2020年第一季度发出的,四周后,新冠疫情(Covid-19)爆发了。Kulikowsky解释称,“由于零售业的不确定性以及供应链中的许多封锁和困难,我们不得不停止了该项目。六个月后,项目团队恢复了迁移工作,但完全是远程的,这对所有相关人员来说都是一种全新的体验。但好在我们应付得很好。我们使用Microsoft Teams作为知识和文件交换、会议和工作安排的核心工具,所有同事都能非常灵活地工作。”

九波迁移浪潮

近五个月后,第一个试点于2020年12月1日在六家没有HR或预订系统接口,且拥有小型公司代码的小公司实施。

其余八波浪潮分布在2021年。多达四家公司转换到新系统,并且在2021年11月22日,每个人都迁移到了SAP S/4HANA。在对界面进行了一些调整后,该项目于2022年3月30日宣布结束。Kulikowsky表示,“现在的目标是解决变通办法、改进流程和缩小差距,并尽可能地实现标准化。”

除了Covid-19引起的问题外,Kulikowsky和他的团队还克服了许多其他挑战。挑战之一是,在IT和其他部门,该项目意味着更多的日常业务工作。例如,如果经销商有问题,必须迅速解决,无论我们目前是否正在迁移至SAP。我们必须不断地应对这种双重负担。

此外,还有必要说服其他部门的工作人员。考虑到在使用旧系统20年后,一些同事难以适应云中的新界面和流程。为此,项目管理层每周都要与业务部门举行会议,讨论流程、疑问和难题。

在某些公司上线的阶段,负责任的会计师出席了每次会议。他们会留心特殊问题或要求,并帮助制定解决方案。此外,还有一个每周编辑两次的错误跟踪列表。在其中,团队收集了问题、恐惧、担忧和评论,然后解决它们并提出解决方案。

过山车式SAP标准

IT对新环境的一个关注焦点是尽可能地标准化。Kulikowsky表示,业务领域应减少对IT的依赖。旧系统(特别是零售领域)有很多特殊功能。对此,他也通过与专业部门的研讨会来了解SAP标准软件适用于哪些要求。

数据显示,现在,几乎90%的新ERP系统都在标准软件上运行。但在某些地方,SAP的解决方案仍存在困难。

在SAP和实施合作伙伴的第一次测试运行和演示中,云模块看起来似乎适用于所有用例。然而,在日常业务中,Kulikowsky的团队注意到该软件引起了一些问题,例如,工资单无法无缝集成等。

据悉,共有大约35名内部员工和12名外部员工参与了该项目,在SAP和其他系统之间构建了大约35个接口。结果发现,人力资源管理系统HCM与S/4的连接尤其是一场灾难。旧系统的标准集成在新系统中不再可用,因此关键信息无法传输到云端,例如没有发票日期的账单,或者是SAP系统没有在流程中反映财务会计的法律要求。

Kulikowsk解释称,一些SAP解决方案在其自己的云接口方面存在问题。在这种情况下,连接非SAP(non-SAP)解决方案同样困难。相比之下,在HANA中集成销售和服务云C4C很容易。这表明SAP不再投资HCM,尽管许多公司仍在使用该产品。如此一来,客户满意度就会受损。

性能也是一个问题。在测试环境之外,一些云应用程序的性能经常出现下降趋势。Kulikowsk称,“我们的员工现在已经习惯了像居家办公一样的用户体验,因此对办公室的解决方案提出了更高的要求。性能下降在一定程度上影响了用户体验。”

尽管如此,Kulikowsky还是看到了迁移的好处。例如,支付交易变得更加精简。他介绍称,“我们已经自动化了阅读对账单的过程,因此同事不再需要手动输入它,这样可以节省时间。而且现在,所有会计师都使用单一系统,无需特殊解决方案,这使得IT有更多时间进行创新,并在没有旧银行系统的情况下更轻松地实施。”

Kulikowsky还希望提高数据质量。新流程通过接口自动整合传入的信息,但来自源系统的不准确信息仍会传输到云ERP。然而,要看到这种全范围的改进还需要一段时间。

清晰的路线和信任

对于Kulikowsky来说,与部门的密切合作对于项目的成功至关重要。他表示,这不仅仅是一个IT或部门项目,而且是一项协作任务。每个人都参与其中能够从一开始就确定需求和可能存在的障碍。比如,业务部门的需求包括支付和提交账单,以及预先纳税申报表必须永久有效等等。项目团队必须为其实现这一点。此外,这种协作也能让每个人能对目标状态和项目优先级具有清晰的认识。

他还坚持信任自己的团队。他表示,“必须保持时间压力,但如果有同事不确定我们是否真的可以做到某些事情,我们会冒险并计划延长两周。”对于下一项重大项目,他想要进行更多沟通,并改善信息交流方式。对于未来,他考虑了一种混合模式:2-3天在办公室,其余时间在远程办公。一方面,能够确保必要的交流;另一方面,又能保证员工居家办公不受打扰。

责任编辑:姜华 来源: 企业网D1Net
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