避免IT采购后悔的五种方法

CIOAge
当被问及采购科技产品的后悔案例时,资深科技高管Sanjay Macwan指出大肆炒作但尚未取得真正成功的智能眼镜尤为显著。

​当被问及采购科技产品的后悔案例时,资深科技高管Sanjay Macwan指出大肆炒作但尚未取得真正成功的智能眼镜尤为显著。

大约十年前,当这项技术进入市场时,Macwan和他的同事对利用这项技术非常感兴趣。因此他们迈出了第一步,在开发智能眼镜硬件和软件方面投入了大量资金,以开发增强现实体验。但这次冒险没有获得成功。

目前担任Vonage公司首席信息官兼首席信息安全官的Macwan表示:“这种技术还不够成熟,与此同时,如何通过增强现实内容获利的商业模式也不够成熟。我们不得不退出这个业务。”他补充说,这一教训帮助他完善了现在采购技术时使用的四点框架。

在投资之前,Macwan和其IT团队以及其他利益相关者通常会问四个问题:

  • 他们是否能够明确表达想从技术中获得的能力,并确保技术能够交付?
  • 他们是否具备实施技术的必要技能?
  • 他们能成功地实施投资吗?
  • 是否有衡量预期投资回报率是否实现的指标?

只有他的IT团队能够高度自信地回答这些问题时,Macwan才会批准购买。他补充说,该框架有助于确保在达成协议之前,成功所需的所有部分都已经到位。

他承认,如果在十年前就采用了这种方法,就会意识到在智能眼镜和增强现实技术上的投资并不是一个良好的举措。

技术领袖和行业专家表示,首席信息官希望避免未来出现类似让人后悔的情况。

采购科技产品的后悔率上升

研究表明,许多企业仍然在努力进行良好的IT采购。在最近的一项调查中,Gartner公司发现,56%的企业在前两年与科技相关的大规模采购中后悔率很高。Gartner公司将购买行为归类为“高度后悔”,即受访者认为所购买的产品失败或未能达到预期。

Gartner公司副总裁、专注于企业购买行为的研究主管Hank Barnes表示,这项研究对北美、西欧和亚太地区1120名经理及以上级别的受访者进行了调查,调查发现技术本身并不是问题所在,而是购买的过程。

Barnes补充说:“更多的是关于决策实践。”

不过,这是可以解决的。首席信息官确实可以采取一些措施来加强购买过程,以限制最终购买的产品让企业感到后悔的可能性。以下是避免IT采购后悔的5种方法:

(1)为非IT技术买家提供更多指导

Gartner公司的研究表明,企业的后悔程度取决于其用于做出技术购买决策的流程,以及有多少利益相关者参与其中。

例如,研究表明,参与技术购买决策的人中有67%不是IT行业人士,而不是IT行业人士的买家在购买技术或产品时,如果首席信息官不是最终决策者,他们更有可能后悔。因为调查表明,首席信息官是最终决策者时,后悔几率只有38%,而整体比例为56%。

Gartner公司还发现,非IT行业人士的买家更有可能缩减他们的计划,这也会导致更高程度的后悔。

根据行业媒体进行的2022年首席信息官状况调查,由于IT部门和非IT部门(如营销和财务) 的技术支出持平,目前大多数企业的采购后悔率都在上升。

Barnes认为,首席信息官有机会扭转这种局面,为他们无法控制的技术支出提供更具体和正式的指导,例如,与非IT决策者合作,探讨如何确定计划采购范围、审查供应商、审查案例和实施计划。

Barnes补充说:“随着购买的技术和产品日益广泛,首席信息官和他们的团队必须帮助其他人认识到他们需要做什么才能做出购买决定。首席信息官可以帮助(非IT买家)了解集成影响、运营影响、安全性,以及如何让这些职能部门参与进来提供帮助。首席信息官能够指导、协调和支持这些其他的部门。”

(2)采取战略性的方法来吸引供应商

Gartner公司的研究还表明,良好的供应商管理实践可以极大地影响购买结果。Barnes举例说,虽然在购买过程中从供应商那里获取信息是很自然的,但不会感到后悔的买家在收集信息时采取了一种更有策略和选择性的方法。他补充说,他们并没有对所有的供应商进行深入研究,这一举动可能会导致困惑或信息焦虑,并担心可能会在大量的细节中有所遗漏。

Barnes说:“现在的买家面临着太多的选择,所以明智的买家将会进行研究,他们需要深入了解供应商,然后就会找到更多的线索并深入了解。”

Macwan采取了类似的方法,他表示,他要求供应商确保能够提供所需的能力。他说,“然后我会找到最好的供应商,询问他们对如何在我的公司中运营他们的产品的看法。我将询问如何使用他们的产品来衡量我们的成功。我们有内部衡量标准,但也想听听他们如何最好地衡量。他们应该有一个可以分享的证据。”

这些问题听起来可能很熟悉,Macwan对供应商参与的方法显示了有意收集目标信息作为IT采购评估框架一部分的优势。

(3)买家需要知道采购的是什么,其中包括的隐藏成本

企业高管们必须牢记“买者自已负责”或“让买家当心”的格言。

咨询机构The Hackett 集团的首席执行官兼技术转型实践主管Michael Spires表示,更具体地说,首席信息官(无论是自己购买技术还是与同事合作)都需要彻底了解他们购买的是什么:能力、集成和支持要求、缺点等等。

Spires承认,这听起来很简单,但很多人都没有进行彻底的审查。

他说,“买家可以获得一些人的帮助,也可以雇佣系统集成商,但如果以前没有使用过某项技术,就可能会有盲点。买家可能没有意识到推动采用的难度有多大,或者从一组服务转换到另一组服务,或者配置有多容易,或者是否有一种标准的方式来实现它,或者它是否太死板,不能满足需求。”

Spires表示,企业往往无法对与技术购买相关的成本进行全面核算,所以他们没有准确的总体拥有成本数据。他补充说,这并不奇怪,因为人们很容易被新技术投资带来的承诺分散注意力。

他说:“新技术会带来一些好处,而面临的挑战则被最小化或隐藏起来。但这些挑战可能导致意外的成本。或者对一些企业来说,这些挑战可能是无法克服的,这两种情况都会导致买家后悔。”

(4)组建合适的采购团队

Gartner公司的研究表明,采购团队中的成员也会对投资结果产生深远影响,因为没有感到后悔的买家将拥有更多样化的购买团队,参与的职能团队也更多。

Barnes表示,这一发现并不意味着更多的人参与了这个过程。事实上,很多可能是有害的。与其相反,关键是建立一个协作的过程,确保拥有必要专业知识的合适员工对可能的采购进行更彻底的评估,以便提前解决问题。

Barnes表示,那些在选择过程中没有汇集这些专业知识的企业经常会遇到延误,因为他们遇到了事先不知道需要解决的问题,例如安全审查。他说,问题更严重的是,这些企业在购买之后可能意识到,他们遇到了无法解决或无法轻易规避的问题,从而导致后悔的可能性更高。

UST公司首席信息官Sunil Kanchi指出,在组建采购团队时,首席信息官应该广泛考虑哪些人可能拥有有价值的见解,从而影响采购决策。

例如,Kanchi正在与该公司的人力资源主管以及其他高管合作,了解该公司预计的人员需求,以确保新的企业系统不仅在短期内有效,而且可以随着员工数量的增长而充分扩展。 

(5)准备好转向和快速移动

当涉及到技术采购时,另一个后悔可能是行动不够迅速。埃森哲公司全球IT和企业架构总经理Merim Becirovic表示,他的客户经常怀疑自己是否落后。

他说:“随着当今的技术日益成熟,做出正确的决定更容易,而且不会后悔。但我确实听到的是关于如何更快地完成工作的问题。我们一直在获得更多的能力,但一切都发展得太快了,以至于越来越难以跟上这些要求。”

Becirovic表示,在市场中落后可能意味着错失机会,这可能会产生一种“本应做得更好”的责备。

Becirovic建议首席信息官们避免这种情况,并表示他们应该根据什么会增加价值来做出技术决策;可以创造所需的灵活性,跟上IT创新的步伐并从中受益;并更新IT治理实践,以监督云计算环境。

他说:“所以企业可以通过概念验证快速失败,不会承诺一年后发现它行不通。如今,在云计算的世界里,更快地尝试事情要容易得多,没有比这更好的时机了。“

Becirovic指出,他所在的公司就在这样做。围绕人工智能正在进行的测试还没有完全准备好。他解释说:“我们正在尝试很多不同的技术和应用,很快有的被采用,有的被搁置,然后会在6到9个月后将看到更多的功能被交付。” 

Becirovic说,创造采取这种方法的环境有助于防止不良购买以及错失机会。

责任编辑:华轩 来源: 企业网D1Net
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