避免IT采购遗憾的五种方法

CIOAge
超过一半的企业对过去两年的技术采购感到非常后悔。本文将说明如何确保你的 IT 投资能获得回报。

当被问及技术采购的遗憾时,资深技术高管 Sanjay Macwan 深挖了一项的经典虽然不停被炒作,但至今尚未正式投产的技术领域:智能眼镜。

他回忆起近十年前,当这项技术进入市场时,Macwan 和他的高管同事“对利用这项技术非常感兴趣”。因此,他们大胆地跨出了一步:为开发增强现实体验,在这项技术相关的硬件和软件产品上都投入了资金。但这次冒险并没有成功。

现任 Vonage 公司 CIO 和 CISO 的 Macwan 说:“不仅技术不够成熟,与此同时,如何通过增强现实内容盈利的商业模式也不够成熟。我们最终不得不撤出这个领域。”这次经历帮助他完善了现在购买技术时使用的四点框架。

在投资之前,Macwan、他的 IT 团队和其他利益相关者会问四个问题:

  • 他们能否清楚地表达他们想要的技术能力,并确保技术能够提供这些能力?
  • 他们是否具备实施该技术的必要技能?
  • 他们能否成功实施投资?
  • 是否存在衡量预期ROI是否实现的指标?

只有当他和他的团队对这些问题的回答是肯定的时候,Macwan 才会批准一项采购。他进一步补充说,这个框架有助于确保在签订交易之前,成功所需的所有要素都已到位。

他承认,如果他在十年前采用这种方法,他就会认识到对智能眼镜和 AR 技术的投资并不是一个好的想法。

技术领导人和行业专家说,寻求避免今后出现类似遗憾的 CIO 确实可以从类似的 IT 采购方法中受益。

技术采购的遗憾在不断增加

研究表明,许多组织仍在努力追求良好的IT采购。在最近的一项调查中,Gartner 发现 56%的组织在涉及到他们前两年最大的技术相关采购时,有相当大比例的 “购买后悔”。当受访者同意所购买的产品是失败的或没有达到预期,而且他们采购前期望的产品相较于他们采购后实际获得的产品大相径庭时,Gartner 就把购买归类为 “高度后悔”。

这项研究是基于北美、西欧和亚太地区 1,120 名经理及以上级别的受访者进行的。但是 Gartner 的资深副总裁分析师、专注于企业购买行为的研究主管 Hank Barnes 认为,技术本身并不是问题,正相反,有问题的相反其实是采购过程。 Barnes 补充说:“它更多是由决策实践带来的问题。”

不过,正如 Macwan 所说,这个问题是可以解决的。实际上,CIO 们可以采取一些措施来加强购买过程,以减少让企业后悔不已的采购行为。下面给大家介绍五个关键事项来解决这个问题。

为非IT技术买家提供更多指导

Gartner 的研究表明,一个组织的后悔程度取决于用来做技术购买决策的过程、有多少以及是什么样的利益相关者在这个过程里参与其中。

例如,研究显示,参与技术购买决策的人中有 67%来自非IT部门。当 CIO 不是最终决策人时,非 IT 买家更有可能对技术购买感到后悔,因为当 CIO 是最终决策人时,组织报告的后悔率只有 38%,而整体的后悔率是 56%。

Gartner 还发现,非 IT 买家更有可能缩减他们的计划,这也导致了更高的后悔率。

根据 CIO.com 的 2022 年 CIO 状况调查,随着科技支出在 IT 和非 IT 部门之间平均分配,例如市场和财务部门,现在大多数组织的购买后悔的风险在上升。

但Barnes 认为,CIO 有机会通过对他们无法控制的技术支出提供更具体和正式的指导来扭转这一局面。比如,通过与非IT决策者合作,让他们了解如何确定计划的采购范围,审查供应商,审查案例研究,并计划实施。

Barnes 补充说:“随着采购的分散,CIO 和他们的团队必须帮助其他人认识到他们需要做什么来做出购买决定。” CIO 可以帮助非IT买家了解集成影响、运营影响、安全,以及如何让这些职能部门参与进来以提供帮助。CIO 可以指导、协调、促成这些其他团体。

采用战略方法与供应商接触

Gartner 的研究还表明,合理的供应商管理方法可以极大地影响购买结果。例如,虽然在购买过程中接受供应商的信息是很自然的,但不后悔的买家会采取一种更有战略性的(有选择的)信息收集方法。Barnes 说,他们不会对所有的供应商进行深入调查,这种做法会造成混乱、信息焦虑,并担心他们会在大量的细节中错过什么。

Barnes 说:“今天的买家正面临着太多的选择,而且是太多选择看起来都不错。因此,聪明的买家会研究;他们会与供应商进行深入交流;然后他们会选择顺着一条线索并深入了解。”

Macwan 也采取了类似的方法,他会要求供应商确保他们能够提供公司所需的能力。他说:“然后,我会选择其中表现最优秀的供应商,询问他们关于如何在我的企业运行他们的产品的看法。我将询问他们如何使用他们的产品来衡量我们的成功。我们有内部衡量标准,但我也想听听他们如何更好地进行评估。他们应该提出有说服力的思考来做分享。”

如果这些问题听起来你也挺关心,Macwan 的供应商参与方法显示了刻意收集目标信息纳入 IT 采购评估框架的优势。

买家注意:知道你得到买了什么,尤其关注隐性成本

高管们必须牢记“买的没有卖的精”这句谚语。

咨询公司 The Hackett Group 的首席执行官兼技术转型实践主管 Michael Spires 表示,具体来说,无论是自主采购还是与同事合作,CIO 都需要彻底了解他们所购买的东西:它的能力、它的集成和支持要求、它的缺点等等。

Spires 承认,这听起来是个基本常识,但许多人都没有做到足够彻底地审查。他说:“是的,有一些人可以帮助你,你可以雇用系统集成商,但如果你以前没有使用过一项技术,你就会有盲点。你可能没有意识到推动采用或从一组服务转换到另一组服务有多难,配置有多麻烦,是否有标准的方法,或者是灵活性不足,无法满足你的需求。”

Spires 认为,企业也经常没有对与技术采购有关的成本进行彻底的核算,所以他们没有准确的总成本要求。Spires 补充说,这并不奇怪,因为人们往往很容易被一项新的技术投资所提供的承诺分散注意力。

Spires 总结:“收益是放在桌面上来销售的,可面临的挑战被最小化或隐藏起来了。但是,这些挑战可能会导致成本上的意外放大,或者这些挑战对一些组织来说可能是无法克服的,这两种情况都会导致后悔。”

组建恰当的采购团队

根据 Gartner 的研究,你的采购团队中的参与者对投资结果也有深远的影响,因为没有遗憾的买家被证明拥有更多样化的采购团队,有更多的职能小组参与其中。

然而,Barnes 说,这一发现并不意味着在这个过程中参与的人越多越好。事实上,太多的人可能是有害的。他说,关键是要建立一个合作过程,确保具有必要专业知识的适当工作人员对可能的采购进行更彻底的评估,以便提前解决问题和需求。

Barnes 说,那些在选择过程中没有汇集这些专业知识的组织,往往会在遇到他们事先不知道需要解决的问题(如安全审查)时出现延误。他说,问题更严重的是,这些组织在购买后也更可能意识到,他们错过了无法解决或无法轻易规避的问题,从而导致买家后悔的可能性更高。

科大讯飞的 CIO Sunil Kanchi 指出,CIO 在组建他们的采购团队时,应该广泛考虑谁可能有影响购买决策的宝贵见解。

例如,除了其他高管之外,Kanchi 还与他公司的 CHRO 合作,了解公司的预计人力配置需求,以确保新的企业系统不仅在短期内能够发挥作用,而且能够随着劳动力的增长而充分扩展。

准备好转变并快速行动

当涉及到技术采购时,另一个遗憾可能是行动不够快。埃森哲全球 IT 和企业架构总经理 Merim Becirovic 说,他的客户经常怀疑自己是否已经落后了。

Becirovic 说:“以今天的技术成熟度,做出好的决定并不后悔要容易得多。但我听到的是关于如何更快地完成工作的问题。我们一直在获得更多的能力,但这一切发展得如此之快,以至于越来越难以跟上。落后可能意味着错失机会,这可能会产生本应做得更好的指责。”

Becirovic 建议 CIO 应该根据什么能增加价值来做出技术决策;转向公共云来创造所需的敏捷性,以跟上IT创新的步伐并从中受益;更新IT管理实践,以监督云环境及其基于消费的费用。

Becirovic 提出,他自己的公司就在这样做:“因此,通过概念验证,你可能会很快失败,因此你不会承诺,一年后发现它不会奏效。在云世界中,今天要快速尝试,更快尝试要容易得多。没有比现在更好的时机了。”

Becirovic 指出,目前围绕人工智能能力的测试还没有准备好进入黄金时段。他解释道:“我们正在尝试很多不同的东西,然后快速地把它们扔掉。或者也可以反它们放回货架上,我们可以在六到九个月后再回来看看,那时我们可以看到更多的功能实现交付。”

Becirovic 说,创造采取这种方法的环境有助于防止不良购买和错失机会。

来源:www.cio.com

责任编辑:武晓燕 来源: 计算机世界
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