提高远程团队工作效率的秘诀

CIOAge
高效工作的远程团队不会凭空出现,你需要制定计划来提高团队的远程工作效率。

随着世界各地的组织都在调整以适应在家办公,主管们想知道他们该如何管理自己的团队。最终目标是尽快实现最高工作效率,但如果没有计划,这是不可能实现的。我的团队已经完全处于远程办公方式超过15年了。我将在下面分享一些我们的经验,但在此之前,我想请你先审视一下自己的组织,然后针对自己的领导团队来提出这样一个问题:谁是你们远程办公方面的专家?在这种新的工作环境下,工作最高效的团队的主管是谁?

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我之所以首先要问这个问题,是因为我与你分享的所有经验都必须根据你的组织文化、规模、现有技术、安全要求等来调整。为什么不从组织内部开始寻找专业技能呢?你可以通过寻找高效团队所具备的一些迹象来找到这位主管,比如具有明确的工作角色、可交付的工作成果、绩效指标、工作量以及他们能够既完成自己的工作还能帮助他人。他们可能会通过网络会议定期进行交流(因为周围没有“饮水机”),可能会分享最佳实践,以及互相帮助解决每天出现的新难题。他们还可能知道,如果一个或多个人生病,而且一段时间内无法工作,谁可以来担任这一工作。

当找到这个人后,你可以让他或她来讲解,管理一支高效虚拟团队实际上需要做哪些工作。然后,你可以让他将这方面的知识传授给需要帮助的主管。就像很多专家一样,远程办公方面的专家可能是本能地完成这项工作,你可能需要提示他来讲解其中的秘诀。

我与我们的远程办公专家特蕾莎·卡娜迪(Teresa Canady)进行了交流,以了解她如何使其虚拟团队高效工作。以下是这次交谈所听到的一个“任务和技能”列表。

  • 为远程工作站(包括备用设备)进行设置、测试和故障排除
  • 预料到意外断电,配备备用连接
  • 设定和沟通整个团队的当前工作量
  • 使用RASCI(工作角色定义模型)来明确与当前工作量相关的工作角色
  • 在关键时刻准备并主持简短的每日“站立”电话会议,以检查工作,排除故障和分享最佳实践
  • 参加每周的项目进展状况电话会议(针对一线人员)
  • 在分配工作和对团队成员需求进行回应时,请考虑时区差异、沟通偏好和学习方式
  • 与直接下属和其他主要合作伙伴安排和举行简短且定期的一对一在线会议
  • 要求提供并回复每周200个字的项目状态报告
  • 通过电子邮件对工作给予反馈
  • 通过电话或视频对工作给予反馈
  • 为团队筹备和定期举行继续教育会议,以传达新标准
  • 作为虚拟团队来庆祝工作成果
  • 重新设定和加强虚拟团队文化

请注意,每个短语都以一个行为动词开头,这样你就可以告诉其他主管要“去做”某个项目。而且,每个任务都可以一次性解释清楚。如果你已经为这些项目制定了标准,则可以在每个项目后面附加一个链接。如果没有制定标准,你可以通过让你的“专家”讲述他/她为使每个项目高效运行做了哪些工作,从而有助于将相关知识传授出去。他们只需回答以下问题,就可以为每个问题写一个简短的文档(500字):

  • 此任务的步骤有哪些?
  • 其他人在执行此任务时应避免哪些错误?
  • 最佳做法是什么?
  • 我怎么知道它是可行的?

可将此内容发给组织内的所有主管,以供他们遵循。此内容也可以分享给一线的所有人员,以便他们可以帮助其主管提升整个团队的效率。

随着你在居家办公环境中不断提高敏捷性和工作效率,你就可以编辑工作任务列表,可以改进每个任务中的问题答案,从而不断提高团队协作能力和士气。我可以凭丰富的个人经验告诉你,如果你创建一些支持远程办公的系统,那么你可以在世界任何地方使远程办公成功高效地运行。

 

责任编辑:赵宁宁 来源: 企业网D1Net
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