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远程管理IT部门的五个技巧

随着IT主管在家中来管理IT部门运营,疫情隔离状态下的领导力正在被重新定义。以下是远程管理自己部门的一些方法。

作者:Sarah K. White来源:企业网D1Net|2020-05-28 09:50

由于COVID-19新冠病毒大流行造成全球范围内的停工,因而远程办公的人数比以往任何时候都要多。这使得在家中负责部门管理工作的高层领导处于一个尴尬境地。传统上,领导力涉及到面对面的会议,与其他高管进行一对一的交流,以及在整个组织中与其他部门人员进行接触,以有助于与组织内的员工建立信任。

随着员工转变为居家办公,会议和日常工作都以在线方式进行,那么IT主管如何在一个新的远程办公方式的组织中保持强大的领导力?

掌控技术、安全性和支持工作

要增强组织机构对您在家中领导IT部门的能力的信任,第一步是确保IT运营和支持工作平稳且安全地运行。这意味着确保每个部门都能获得他们远程办公所需的资源。

纽约州白原市(White Plains)的首席信息官迈克尔·科克利(Michael Coakley)表示,对于大多数组织而言,某些部门很有可能“比其他部门更精通技术”。与部门主管进行一对一交流或在视频会议中交流,以确定哪些部门需要更多帮助,以使员工可以进行远程办公,这很重要。

一旦员工能够开始居家办公,您就需要考虑安全性问题。由于员工不处于常规的办公环境中,家里的孩子、配偶、室友、宠物等其他干扰可能会导致员工忽视IT安全性。为防止这种情况发生,科克利的团队一直向员工发送定时沟通电子邮件,提醒他们注意安全性问题,查看是否有网络欺诈,以及建议他们远离可疑链接。

科克利还努力确保每个人都知道,IT部门会和停工之前一样随时可以提供帮助。他的团队采取了一些措施,建立了一个可将服务台电子邮件和工作单发送到多个渠道的系统,建立了一定的“冗余度”,这样员工就不必等待,能尽快得到帮助。

建立在线办公方式下的信任关系

Onepath公司首席技术官兼工程高级副总裁帕特里克•金塞拉(Patrick Kinsella)表示,与员工建立信任是领导力的一个重要方面,而这通常是发生在个人层面上。他说,如果没有“面对面的互动时间”,IT主管可能会发现“建立和维持这种关系”会更加困难。

为了维持这种在线工作方式的人员联系,金塞拉的团队在每天开始工作时通过一个简短的视频通话,以便相互联系。他们每天都会挑选一个问题,每个人都在通话过程中回答,这一惯例总会“带来一个好笑的故事,最终团队成员常常笑出眼泪。”

金塞拉说:“听起来很陈词滥调,但每天花20或30分钟与你的直接下属进行交流,这对一整天的情绪和士气都会产生难以置信的影响,”“我们不仅仅是在家办公,也在处理一些个人事务,例如为外出工作的家人提供帮助。这些额外的压力因素使人际关系变得更加重要。”

科克利会定期与他的团队联系,以了解他们的工作,并认可他们在困难时期努力地工作。同时,他还联系由IT部门提供支持服务的其他部门,使他们知道IT部门可以随时处理各种问题或疑虑。

最后,您要对员工说:“我们在这里为您提供支持,我们会帮助您完成在家办公想实现的工作目标,就像之前您能完成工作目标一样,”科克利说。

给予员工足够的工作时间

当您的部门进行远程办公时,定期沟通和会议是一个合理期望,但要避免过多的在线会议使员工不堪重负,而无法完成工作。

Betterup公司的注册心理治疗师和领导力教练莎拉•格林伯格(Sarah Greenberg)建议,在开会时要秉承“要事优先”。这意味着要让会议聚焦重点且简短,这样员工仍有一些“流动时间”来完成工作。

她说:“尽管不断地召开会议很重要,但人们仍然每天需要一些时间进行深入的工作,尤其是在当前疫情大流行的情况下。”“人们不仅需要时间与同事建立联系,尽管这很重要,但也需要时间与家人、朋友以及亲人进行联系。”

这可能意味着重新定义传统工作日的模式。虽然这似乎对您管理每个下属的能力提出挑战,但给予员工机会来根据各自情况调整工作日程,这可通过建立信任来获得回报。您可能会遇到这样的员工,他们由于干扰和外部压力而难以在家里办公。他们可能希望能在夜里或凌晨工作,而一天工作日程的其他适合时间进行休息。向您的下属展示出,无论工作日程如何安排您都相信他们能够完成工作,这有助于建立相互尊重和信任的关系,并对远程领导工作至关重要。

鼓励自我照顾和工作生活的平衡

尽管员工在家中办公,但工作与生活的平衡现在比以往任何时候都更为重要。由于工作和家庭之间没有清晰的界限,员工可能会发现自己工作过于繁重,或下班后仍感到“上班”的压力。

避免过度劳累的一种方法是与您的员工就这段时间的预期进行清晰和坦率的交流。鼓励员工在需要时进行休息,为每周工作设定明确的目标,并为那些可能在工作效率上遇到困难的员工保持畅通的沟通渠道。

“我认为,主管们接下来可以做的事情是提高自主性和灵活性。为员工提供一个明确的期望和指导方针,然后在此范围内留出足够的空间让他们决定如何完成自己的工作。”格林伯格说。

主管也需要进行自我照顾

自我照顾可能听起来像2020年的流行语,但对于IT主管进行自我照顾同样重要,尤其是当他们向员工宣讲这一点时。格林伯格表示,即使大家距离遥远,“情绪也会传染”。如果领导者感到压力过大,那么这种能量就很容易传染给您的团队。

格林伯格说:“一个领导者只要进行自我照顾,注意自己的想法,并确保自己毫不妥协地维持工作生活的平衡,就会对团队的工作生活平衡产生积极影响。”

【责任编辑:赵宁宁 TEL:(010)68476606】

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