如何应对疫情后的IT预算削减?12招助企业节约成本

CIOAge
新冠疫情使IT部门承受了更重的担子,但预算常常没有相应地增加以提供支持。本文介绍了削减成本的12个技巧,以应对疫情后出现的战略性转变。

新冠疫情有可能离我们渐行渐远,虽然生活中的一些方面可能会回到疫情之前的状态,但企业IT界将回不到之前的状态。许多组织在热议不必回到办公室办公,这可能意味着IT产品组合和预算会出现重大的长期变化。

不管怎样,我们预计企业会日益通过在线工具进行通信和协作,这方面的期望只会更高。此外,即使网络瘫痪,实体办公室的员工仍可以开会,并处理许多工作,但是如果人人在家工作,网络故障或服务器崩溃可能会导致全面瘫痪。

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许多团队在疫情刚开始时就面临这些问题,那时大规模改用虚拟工作流程成为了一股潮流。基本的挑战一样,但现在变化因素不一样。曾经的权宜之计现在变成了永久性的战略愿景。曾经的一次性紧急措施现在变成了需要长期规划的经常性预算项目。

只可惜,就因为IT部门承受更重的担子,并不意味着首席信息官会因而获得更多的预算,或甚至与去年一样多的预算。许多企业面临生死存亡的危机,谁也逃脱不了预算削减的困境。

不过好消息是,优秀的首席信息官常常有几个锦囊妙计。即使他们在精简,预算不宽裕,也经常可以使用新技术,部署常常更出色、更快速、更敏捷的解决方案。是的,管理层对预算下最后通牒令人痛苦,不过这也是机会。

下面这12个方法可以帮助您在适应新常态的同时重塑IT部门和预算。

减少办公室内的IT基础架构

每家企业会针对未来做出不同的决策,但是许多企业在谈论这种极端情形:改而采用百分之百的远程团队。其他公司在谈论大幅缩减办公室规模,要求员工每周一天来办公室开会。减少办公桌数量可以节省IT成本,因为办公室人员较少意味着对大部分IT基础架构的需求较少:不仅仅是路由器或台式机,连提供给办公室的带宽也可以削减。预测这方面省下来的成本不是很难,因为省多少通常与办公室人数减少多少大致一致。

利用临时场地

选择办公室场地通常不是IT部门的份内事,但更依赖灵活的办公室也会影响IT预算。许多公司每月租几天的会议室和共享办公室场地。这种安排通常包括IT基础架构的许多部分,好处就是将一些IT成本转入到了场地预算。这有点像是玩移花接木,但如果你详细列出成本,确实可大幅节省费用。不必为支持全天候办公室的每月互联网带宽及其他装置支付费用,只需每月支付几天的相应费用即可。

考虑自带设备政策

让员工拥有自己的计算机设备有其风险,但是如果风险足够小、又易于管理,这么做有望“解放”员工和IT预算。安全问题是头号难题,但是授权员工自行选择可以大大减少消费。如果你为总部办公室团队购买一台新显示器,那么所有一线员工也都想要一台新的,因为那样才公平。但是如果你给每个人发一笔津贴(或加薪水),他们会更明智地消费以满足个人需求。需要一台大尺寸显示器的人会如愿获得一台,而将就着使用笔记本电脑的人可能会花津贴购买便携式投影仪。

评估自带软件

如果家里有人购买了家庭版办公软件供孩子上学使用,公司是否应该花更多的钱购买另一个版本?还是这款家庭版足以满足许多员工的要求?主要阅读办公室备忘录和浏览电子表格的人也许可以使用自己的个人软件,在办公室完成许多工作。不过,需要访问更多机密文件的员工使用在严加看管的公司系统上使用的公司版本比较妥当。

查找更便宜的工具

Zoom、Microsoft Teams和G Suite等家喻户晓的工具通常比替代工具要贵。它们是出色的产品,价格体现了这一点。但是许多价格较低的替代工具提供了类似功能,而价格低一大截。NextCloud、Zoho和LogicalDoc等公司的工具就是几个例子,这类工具以较低的价格可为用户提供足够多的功能。比如说,Zoho有功能完整的会计套件。Libre Office之类的开源软件包也是不错的选择,它们甚至可能是免费的。不过切记,你常常付出的是时间,而不是金钱。如果你的团队喜欢这种机会,又有时间来捣鼓,灵活性便可为更出色的定制提供了机会。

查找更便宜的云

许多云服务已成为了大路货,低端竞争对手不断涌现出来。比如说,Backblaze称几大云的价格可能高出数倍,甚至高出十倍。Sync的标价可能只有几大云的价格的一半。如果你在使用主要竞争对手的其他许多工具,选择替代工具可能存在弊端,但是如果你只需要大众化服务,就没有理由支付高得多的价格。

采用零信任模式

一些计算机安全架构师在积极倡导“零信任”理念,按照这种理念,所有办公工具都应假设任何网络会出现最糟糕的情形,因此对所有数据进行加密。实体办公室日渐式微时,将办公室网络变成有固定边界的堡垒这一想法就站不住脚了。好消息是,成功践行该理念可以节省网络安全和远程工具方面的开支。

针对持续性负载使用本地服务器

虽然疫情后办公室可能面积小得多,但许多办公室仍会支持自己的服务器机房。如果公司可以购买和维护自己的服务器,就能大大节省云机器方面的支出,负载具有持续性的情况下更是如此。这种选择可能不适合随时间变化很大的工作,或工作人员遍布全球各地的工作。云机器提供了灵活性和覆盖范围,这是本地服务器难以企及的。本地硬件的最佳用途可能是不需要快速响应的长期存储、备份和服务。

考虑云端ARM服务器

这与疫情毫无关系,但是架构方面出现了巨变,与此相吻合。几大云提供商正在推出搭载ARM芯片的服务器,营销时宣称其性价比最多可以高出40%。一些任务很容易迁移到这些实例上,比如运行简单的网站或公共数据库,但一些自定义软件可能需要重新编译,在极少数情况下甚至需要重写。最好的方法是构建一个新实例,针对您的特定任务运行基准测试,横向比较一番。

巧用毫秒计费

AWS Lambda、Azure Functions或Cloudflare Workers,诸如此类的平台使开发人员可以编写非常少量的代码,这些代码只有在运行时才计费。AWS最近将衡量所有服务调用的计费单位细化到毫秒级,这意味着你可能有新的动机来重新考虑自己的架构,并缩短响应时间以进一步节省费用。这对于响应偶尔或零星需求的工作负载是不错的选择,因为无需对维护空闲的服务器收费。如果开发人员可以简化其功能,进一步提高运行速度,就能省更多的钱。

将空闲办公场地变成服务器机房

过去,IT界的许多争论与场地没多大的关系。现在,场地可能是大幅节省成本的来源,不过需在合适的情况下。短期租用场地的公司可以轻松缩减办公场地,而自己有办公楼或签订长期租约的公司基本上无戏可唱,因为成本已经固定了。

这些沉没成本可能是节支的机会。场地租金可能会影响自行托管数据中心方面的决定。如果你需要支付场地租金,运行自己的服务器群可能烧钱更厉害。如果公司自己已经有办公楼,费用会低得多。确实,服务器产生的废热在冬天还可以为大楼供暖,因而省下更多费用。

努力营造文化

将办公室联系在一起的社会纽带是培训、安全和摈弃繁文缛节的重要基础。虚拟办公室可能缺少了让人对环境觉得很熟悉的氛围,无法将办公室融合在一起。社会功能可以起到这种融合作用。虽然特别的活动会花一点钱,但比起开设功能完整的厨房、健身房或游戏室(一些公司过去常这么做)省钱多了。没错,它们听起来更像是玩乐而非工作,但其成本比安全泄密事件造成的损失低多了:如果所有人不熟悉借助社会工程学伎俩进行的攻击,有人就会钻空子,引发安全泄密事件。

 

责任编辑:赵宁宁 来源: 今日头条
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