为未来的工作提供支持:首席信息官面临的主要挑战

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新冠病毒已彻底改变了工作场所。本文将介绍工作政策可能会如何发展,以及IT主管如何能够应对这种情况。
2020年春季,随着新冠疫情在美国蔓延,大多数公司出于需要而安排部分或全部员工进行远程办公。他们当时可能不知道的是,这样做可能将永远改变美国的工作场所。

无论远程工作是否是疫情前的长期劳动力计划的一部分,现在很明确的一件事是:居家办公的精灵已经从魔瓶中出来,没有人能再将其放回瓶中。

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人力资源服务提供商Engage PEO的首席信息官/首席技术官拉尔夫•拉巴塔(Ralph Labarta)说:“作为IT部门,我们很谨慎地提供建议,在某些情况下,我们会考虑到审计师的担忧,即某些岗位不应该居家办公。”“尽管这些担忧的意图是好的,但规则却在一夜之间被改写了。审计师说这个岗位难道不应该在家工作吗?很好,但是办公室已经关门了。”

Gartner的副总裁兼分析师苏珊•阿德纳姆斯(Suzanne Adnams)表示,在新冠疫情之前,大多数组织机构要么已考虑并拒绝远程办公的计划,要么甚至从未考虑过这种方式。“他们认为自己永远无法解决自己的业务流程,或者认为自己的企业文化将受到影响。”

她表示,那些高管现在已经意识到这种工作方式。“说得委婉点,他们有点不情愿开始这一工作方式。他们感到惊讶。我们从这些主管那里听说,他们的员工正在迅速过渡到居家办公的方式,并且非常高兴。如果他们工作没有变得更高效的话,至少也保持同样的工作效率。”

其结果是,现在许多组织机构告诉Gartner公司,他们将远程办公视为一种永久的工作方式。阿德纳姆斯说:“就工作环境而言,通过将远程办公作为一种常态,实际上我们所做的事情向前跨越了五到十年。”“但我们的商业行为还没有跟上。这就是我们现在的处境。”

这种迅速变化的趋势正在所有行业上演,使人们对仅仅九个月前大家对未来工作的某些想法产生质疑。以下将进一步探讨新冠疫情如何影响首席信息官在为未来员工队伍提供支持方面的前景和责任。

朝九晚五工作方式的终结

“许多公司正在重新思考所有这些过时的职场做法,”未来学者兼《未来领袖(The Future Leader)》一书的作者雅各布·摩根(Jacob Morgan)说。“我们需要休假政策吗?需要年度绩效考核吗?即使只有5美元,我们是否需要人们在所有东西上都花钱?”

但大多数公司现在面临的基本问题是,工作日是由什么构成的?

阿德纳姆斯说:“我们将摈弃朝九晚五工作方式的想法。”相反,她表示,成功的组织机构正在接受时间分块的概念。“我们安排时间来完成特定的工作,以确保我们可以在效率最高峰时完成这些工作,同时我们也有时间进行平衡和融入个人或社交活动。”

而工作本身看起来也不一样。她说:“因此,您将能够雇佣到那些拥有您所需技能和专业知识的人才,无论他们在世界任何地方。”“我们将可能经历临时员工或零工人数的增长,这些被雇佣员工是用于在指定的时间内完成特定工作。我们还将看到工作角色与技能的分离。重点将放在您在特定环境中具有的技能、经验、专业知识上,而不是您的头衔。”

她表示,这将给组织内的某些成员带来重大挑战。这并非指高层管理人员,因为他们中的大多数人都对远程办公所带来的高效率感到高兴。根据Gartner公司的研究,这也并非是指普通员工,因为其中80%的员工很乐意在家工作。面临最大问题的是那些负责监督这些员工的中层管理人员。“过去,他们的作用基本上是管理和监督,”阿德纳姆斯说。“他们根据员工是否出现在办公室来判断其工作效率。而新的现实情况是,他们不能只看某人是否坐在办公室中,然后就在方框中打勾,“哦,他们正在办公室,正在高效地工作。”

对于许多管理者来说,这是一个大问题。她说:“担任这些职务的大多数人从未接受过培训以掌握如何进行互动对话,如何设定绩效结果,如何发现团队成员表现出压力或不敬业的迹象。”有远见的组织机构认为,有必要为这些中层管理人员提供支持并使他们具备这些技能,从而能够做好这项工作。在某些情况下,组织机构做出了艰难的决定,即某些人根本没有为担当这一职务做好准备。”

IT部门可以做些什么呢?一方面,管理人员现在需要更多更好的系统来收集有关员工绩效的数据,阿德纳姆斯表示。Gartner公司早在新冠疫情之前就已看到这一趋势,但远程办公的转变加快了这一趋势,由于管理人员现在需要尽快获得这些数据。她说:“他们必须能够收集足够的数据,以了解某人是否达到他们所期望的结果。”

而IT主管们还有另一种不错的方式可以带来帮助,即分享自己的知识,由于他们中的许多人在领导远程团队方面有丰富经验。拉巴塔说:“在新冠疫情之前,IT部门就以远程办公为导向。”“我们能够轻松地采用这一模式,并能将其应用到公司中,因为我们自己一直采用这一模式。”

重新构想未来的办公室

如果新冠疫情结束后,很多人至少有一部分时间将继续居家办公,那么如今不断扩张的办公楼会怎样呢?可能会更少。拉巴塔说:“我认为持久的影响是,员工已经意识到了自己的时间价值。”“他们已经意识到,在办公室工作所带来的通勤和不便对自己的个人生活和工作造成了多大影响。我认为每天花两个小时上下班的想法可能会消亡。”

他表示,这意味着企业将会考虑它们在办公场所上的支出。“他们希望尽可能提高效率。”他补充说,新冠疫情来袭时,Engage PEO公司正在考虑扩大办公场所空间。而这些计划现在被搁置。

现有的办公室可能很快就会有新的用途,成为员工互动的场所,而不是他们在小隔间里独自工作的地方——他们在其他地方也可以轻松地完成工作。“当人们部分时间来办公室同时部分时间在家办公时,这种混合工作模式会是什么样呢?”低代码平台Quick Base的首席信息官德布•吉尔德斯利夫(Deb Gildersleeve)问道。“也许员工会花全部时间在办公室开会。这是否意味着您必须调整所使用的技术或办公室才能应对这种类型的工作方式?对于那些只在这种情况下来的员工,您是否需要建立一种更符合访客类型的环境呢?”

凯捷咨询公司(Capgemini Invent)负责数字化工作平台和未来技术的副总裁萨拉•波普(Sarah Pope)表示,对于未来办公室是否会变得更小和/或更少,她听到各种不同的观点。她指出,与此同时,一些知名公司进行了大量地投入,关闭一些大型办公室,并在更靠近员工居住地开设了一些小型办公室。“对我来说,这表明他们正在经历着远程办公的永久性变化,或者可能是您所说的中心辐射型工作模式,即在我们习惯的大都市区以外设立办公室。”

几位专家看到的一个趋势将推动这些变化:越来越需要将气候变化和环境问题纳入公司计划。波普指出,例如,旧金山湾区大都会交通委员会(Metropolitan Transport Commission)最近投票通过了一项措施,要求大型企业雇主在任何一天都要让60%的员工远程办公。

即使您当地政府不关心您公司对环境的影响,客户也可能会关心。媒体巨头康泰纳仕集团(Condé Nast)首席数据官卡迪克•巴拉(Karthic Bala)说:“随着消费者越来越意识到自己生活中的碳足迹,如果您是一家关注消费者的公司,那么可持续发展战略就不再是一个可有可无的东西。”“如果您看一下商务旅行和上下班通勤,这就会产生一定的碳足迹。然后是基础架构本身,以及维持服务器和设备正常运行以支持我们整个公司所需的电力——我认为这些都是至关重要的部分。”

首席信息官的新关键衡量指标:远程办公方式是否成功运转

在短期内,许多首席信息官现在以一种前所未有的方式对用户体验负责。拉巴塔指出:“居家办公方式是否成功开展已添加到首席信息官的KPI中。”同时,蜜月期(即员工仅仅因为实现远程办公而感谢IT部门的时期)现在已经结束。

拉巴塔说:“早期许多员工有一种低调的态度。”“这与时代的不确定性有关,人们对能够居家办公表示感激。随着时间的推移,他们对自己在新冠病毒这一新经济中的角色变得更加自信,他们想要升至一个新的高度。现在人们期望自己能够完成过去在办公室能做的几乎所有事情。”

“展望未来,将会出现新的标准,就像消费者第一次购买苹果iPhone手机一样,它彻底改变了人们对智能手机的预期,”波普说。“员工们会希望他们所使用的工具和技术能让自己轻松地提高工作效率,并能感到自己融入到工作文化和团体中,而且坐在家中就像走在办公楼的大厅里一样。”

满足这些期望可能会是一项挑战。“对于那些为居家办公人员提供支持的IT部门来说,这要更困难一些。设备、软件和服务如何运行,存在很多变数。您已有自己的家庭网络,需要安装打印机,家里的其他人也在使用带宽。这些事情使故障排除工作变得更加困难。”吉尔德斯利夫说。

她说:“从首席信息官的角度来看,我认为最大的一件事情就是带着同理心进行领导,因为这对任何人来说都不容易。”“您知道,IT与业务部门的关系不仅仅是让您的业务团队拥有所需的技术。而是确保我们能看到哪些是可行的,哪些是不可行的,以便我们能主动地为最终用户提供更好的体验。”

当雇主们考虑如何更好地为远程办公人员提供支持时,软件企业正在努力开发新的和更好的产品。巴拉说:“目前很多协作软件还没有出现。”在未来,他设想会出现更好的工具,以帮助团队成员跨地区和时区一起工作,而这仅仅是个开始。他说:“我认为将会出现一定数量的增强现实或虚拟现实产品,其能够复制办公室内的互动场景,”尽管到目前为止,他尝试的所有解决方案都不够好。他还预测,居家办公人员将会越来越多地使用人工智能。他说:“人工智能技术可以用于隐私保护、合规性和网络安全”。他表示,将来人工智能还将做得更多,例如改善工作流程。

最重要的事

所有这些事情听起来是否都很有价值?是的。那些安排大量或大多数员工居家办公的公司可能会受益于更低的现场办公成本,甚至最终会减小实体办公面积。但这些节省的资金(如果发生的话)可能不会出现在IT部门的预算中。同时,首席信息官们会发现支持远程办公的成本在增加,这不仅是因为购买了新设备,还因为日常运营工作。

拉巴塔说:“我们的云端成本已经增加,存储和安全性支出也增加了。”他希望通过节省办公室的打印成本和带宽使用来弥补部分支出。他说:“但这将是一个后续的成本节省。”

但专家表示,如果因突然服务于大量远程员工而给IT部门及其预算带来压力,那么这也为IT主管们创造了一个特殊的机会。

“随着现在越来越多的非IT业务部门开始远程办公,人们对IT部门可以为企业带来哪些东西越来越感兴趣,也越来越赞赏”,阿德纳姆斯说。“现在,首席信息官可以利用这种高关注度来使他们现有的技术取得重大进展——因为现在组织内的其他部门已经更清楚地认识到,他们的工作依赖于这些技术。”

 

责任编辑:赵宁宁 来源: 企业网D1Net
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