如何最大限度地利用IT顾问

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随着企业继续规划、扩展或演变其数字化转型努力和向云端转移,许多企业可能依赖IT顾问或考虑聘请他们来提供帮助。

随着企业继续规划、扩展或演变其数字化转型努力和向云端转移,许多企业可能依赖IT顾问或考虑聘请他们来提供帮助。

聘请IT顾问可以为企业IT领导者带来多个优势,其中最重要的是在内部无法提供所需专业知识时能够快速获取,但这也存在风险,包括潜在的成本超支、顾问的承诺和可用性不足、沟通问题、合同违约和所需技能的缺乏。

以下是一些建议,以确保从IT顾问的使用中获得最大价值,并确保合作的成功与目标一致。

打好基础:推荐、期望、成本

在与IT顾问合作之前,IT领导者必须解决几个关键问题,Strategic Technology Management的管理顾问兼前IT高管Steven Bressler说——首先是投入足够的时间和精力,仔细选择合适的IT咨询公司。

“仅仅选择一家知名公司的顾问并不能保证卓越,”Bressler说,“根据我的经验,最好的结果来自可信商业伙伴的推荐。”

另一个考虑因素是明确期望。“全面定义合作期望,概述目标、范围和限制,”Bressler说,“在这些方面的清晰性确保IT顾问和组织之间的一致性,营造成功的环境并减少误解。” 

在早期阶段考虑成本也很重要。“认识到聘用IT顾问所涉及的重大财务和时间投资,”Bressler说,这也是定义合作范围的时机,“明确划定合作的包括和排除内容,以确保分配具有必要技能和知识的IT顾问。”

在承诺之前要明确:面试和参考

IT领导者需要确保他们聘请的顾问在公司的行业和市场中拥有丰富的经验,并将专注于其具体需求。

这意味着进行广泛的面试,以确保顾问在需要改进或对企业具有战略重要性的特定IT领域真正是专家——无论是人工智能、数据分析、云计算、基础设施还是移动性等。

顾问应在每次互动和决策中将客户的需求和优先事项放在首位,并“了解他们的业务目标、挑战和偏好,以定制满足其特定需求的解决方案。”费城社区学院的CIO兼执行顾问Vijay Sonty说。

“例如,与医疗服务提供商合作的顾问可能会根据其独特的患者群体和服务提供定制培训计划。”Sonty说。在一个项目中,Sonty聘请了一家专注于教育技术的咨询公司实施学习管理系统,以满足学院的独特需求,结果提高了学生的参与度和保留率。

虽然面试仍然是招聘过程中的不可或缺的一部分,但在评估顾问时,利用其他资源(如专业网络)也很重要。

“通过利用你的网络,你可以获得宝贵的参考,确认候选人在专业领域的熟练程度,”Bressler说,“这些推荐提供了无价的见解,确保候选人确实具备必要的专业知识。”

这种方法不仅补充了面试过程,还提高了IT部门做出明智招聘决策的能力,确保只有那些能带来巨大价值的人才被录用,Bressler说。

不要忽视细节:交付成果和截止日期

创建一个详细的合同,涵盖成本、工时、里程碑、交付成果、截止日期以及谁支付外部费用等因素。

“在阅读/撰写合同时,你必须具体。”制造商Revere Copper Products的CIO Charles Scharnagle说,这意味着包括开始/结束日期、小时费率、具体团队成员及其角色和职责以及沟通方式,他说。

“应该注明具体截止日期,若未完成的罚款以及如何申请、批准或拒绝流程变更,”Scharnagle说,“明确定义所有的期望和交付成果,不能有任何灰色区域或未知数,每个人都应该知道对他们的期望是什么,所有的定价需要提前解释,再次强调,关于潜在成本的期望不能有任何惊讶。”

Sonty提到,在费城社区学院与一家咨询公司合作改造其数据分析基础设施的一个项目中。“详细的合同列出了项目里程碑和付款条款,确保了整个合作过程中的透明度和责任感。”

保护信任:保密和非披露协议

此外,CIO应制定保密协议,以确保顾问不会泄露知识产权、商业机密、客户信息或任何其他敏感数据。

“当与咨询公司合作开发专有软件解决方案时,我们实施了严格的保密措施,以保护我们的竞争优势和敏感的客户信息。”Sonty说。

IT顾问通常比许多公司员工,包括IT员工,享有更广泛的敏感数据访问权限。“鉴于这种访问的严重性,我们必须实施细致的措施来保护我们组织的保密性。”Bressler说。

为此,在授予访问机密信息的权限之前,执行精心制定的非披露协议(NDA)是必不可少的,Bressler说。“俗话说,‘牙膏挤出来就再也放不回去了’,”他说,“一旦信息传播出去,收回它就变得难以克服。”

实施强有力的NDA是防止敏感数据未经授权披露的关键保障,并减轻未经授权信息暴露的风险,Bressler说。

确保责任感:指标和进度管理

通过强制要求结果的交付,企业可以最大化IT咨询合作的价值,Sonty说。“从一开始就建立明确的项目目标、时间表和交付成果,”他说,“确保双方对成功的定义有共同的理解。例如,在开始一个市场分析项目之前,明确范围、预期结果和与客户的截止日期。”

安排定期的检讨会议,以审查进展,解决任何问题,并确保与客户目标保持一致。Sonty说:“这些会议可以是每周、每两周或每月一次,具体取决于项目的时间表。例如,一个从事软件实施项目的顾问可能每周与客户的项目团队召开状态会议,讨论进展并解决任何问题。”

组织可以使用项目管理工具来跟踪进度、管理任务并确保责任落实。“这些工具可以包括项目管理软件、共享仪表板或任务跟踪电子表格。”Sonty说。

制定绩效指标也很重要。Sonty说:“定义关键绩效指标或衡量顾问绩效和项目成功的指标,这些指标应与项目目标一致,并在整个合作过程中定期监控。”

例如,从事销售绩效提升项目的顾问可能会跟踪收入增长、客户获取成本和销售转化率等关键绩效指标。

促进协作伙伴关系:沟通和反馈循环

责任落实的重要性还在于保持开放和透明的沟通渠道。“在整个合作过程中,积极与客户分享更新、挑战和成功。”Sonty说。例如,如果在过程优化项目中出现意外障碍,及时与客户沟通并提出替代解决方案。

除了建立沟通渠道和方法外,Scharnagle建议明确如何解决可能出现的任何冲突。

“提前了解解决冲突的流程,清晰简洁的沟通将有助于在项目推进过程中保持灵活性。问题通常会出现,双方需要感到舒适,以便在必要时进行调整,确保项目成功。”他说。

在IT团队与外部顾问之间建立基于相互尊重、信任和透明的协作伙伴关系对于成功至关重要。Sonty说,领导业务转型计划的顾问应与客户的领导团队密切合作,制定共同愿景、路线图和实施计划。

顾问需要“保持与客户的开放和响应式沟通渠道,及时解决他们的疑问、关切和反馈,”Sonty说。他们应该定期提供项目进展、里程碑和任何潜在障碍的更新,以确保透明度和一致性。

例如,从事技术实施项目的顾问可能会及时回复客户的电子邮件和电话,告知他们任何延迟或问题的情况。”Sonty说。 

Sonty说,IT部门应建立反馈机制,让顾问和IT团队能够相互提供关于彼此表现和整体进展的反馈。“这种反馈循环有助于识别改进领域,并确保持续与客户期望保持一致。”他说。

确保适应性和灵活性:新技能和调整

顾问应愿意学习新技能和技术以满足客户的需求。为此,顾问应具备一种“成长型思维,将挑战和变化视为学习和发展的机会。”Sonty说,并且愿意接受新想法、新视角和新方法,不断寻求扩展技能和专业知识的机会。

例如,Sonty说,从传统项目管理方法过渡到敏捷方法的顾问可以参加培训课程,学习敏捷原则和实践。

顾问应愿意迅速适应不断变化的优先事项、截止日期和范围,并愿意根据需要进行调整。“例如,领导变更管理计划的顾问可能会根据利益相关者的反馈和新出现的挑战调整他们的沟通计划和培训材料。”Sonty说。

责任编辑:华轩 来源: 企业网D1Net
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