高效项目经理的 20 项特质

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他们必须能够向利益相关者和发起人传递信心,即使项目范围发生变化,也要继续向前推进。激励能力还要求在任何时候都表现出对团队成员、利益相关者和发起人的尊重,并能阐明项目在完成后如何克服困难或挫折,实现价值。

要想茁壮成长,项目经理需要具备并磨练技术、业务和人际交往等综合技能。领先的项目管理组织项目管理协会(PMI)试图通过其人才三角模型(PMI Talent Triangle)来解读成为一名成功的项目经理需要具备哪些能力,该三角模型包括工作方式(原称为技术项目管理)、权力技能(原称为领导力)和商业敏锐度(原称为战略和业务管理)。

毫不奇怪,这三个领域中的每一个都包含很多内容。卓越的项目经理必须知道如何界定项目范围、确定必要的资源并安排这些资源的使用,这些都是技术方面的工作。他们还必须管理利益相关者,确保项目与业务目标保持一致——这些技能属于其他两个人才类别。

不过,尽管项目管理协会列出了一系列必备技能,但经验丰富的项目领导者表示,要想成为行业翘楚,这些技能还远远不够。

英国的项目管理协会(Association for Project Management)研究员、特许项目专业人员(ChPP)、培训与指导公司非凡项目管理公司(Extraordinary PM)创始人 Marion Thomas 说,他们好奇心强、灵活、适应性强。他们会从错误中学习,也知道如何纠正错误。她说,他们还具有同理心、说服力和远见卓识,知道如何发挥自己和他人的优势。

其他专业项目经理也同意这一点,他们指出,最成功的项目经理都是那些对工作中的专业部分了如指掌的人,但他们同时也能把精致的技巧运用到工作中。

那么,最有效的项目经理都有哪些特点呢?长期的项目领导者将以下关键特质和技能列为在取得高阶成功的关键。

01 |他们是战略业务合作伙伴

除了技术管理技能之外,顶级项目经理还具备更高层次的战略领导技能。由于内部和外部的复杂因素都可能对各种类型的项目产生负面影响,因此这为各种规模的组织提供了巨大优势。项目经理如果能巧妙地处理这些因素(无论是法律限制还是远程和分布式工作团队造成的日程安排复杂性),并了解项目如何与整体战略目标相匹配,就能做出对项目和整个组织最有利的决策。

项目管理专业人员(PMP)兼 PMI 北美地区运营经理 Karla Eidem 表示:“一个项目之所以存在,是因为它响应了企业的需求。这可能是由于影响业务的趋势或业务运营中的挑战,但如果不了解这一点,项目经理就很难交付一个成功的项目。”

02 |他们拥有非凡的组织能力

"CopperPoint 保险公司战略项目办公室副总裁 Hema Tatineni 指出:“一流的项目经理都具有高度的组织能力。但这不仅仅是列出一个清单并坚持下去。”

他们确实知道如何制定计划,但更重要的是,他们了解自己的项目计划和资源是如何与组织内的其他活动交织在一起的。这种组织能力使他们能够在必要时调整计划和资源。

Tatineni 指出:“说‘这是我的计划,这些是我的日程归划’,然后一天一天地完成计划,这很容易。但是,如果一项任务被调整,那么就会影响到上下游的其他任务,因为项目之间是相互关联的。有条理意味着了解相互依存关系,以及如何在事情出现时重新组织计划。”

03 |灵活

同样,高效的项目经理具有灵活性。因此当项目计划需要调整时,他们自己也不会手忙脚乱。在现代数字世界中,这种情况越来越频繁。

Tatineni 表示:“他们必须具备适应能力和灵活性,能够说:'是的,我们现在有其他更优先的事情,所以我们该如何改变路线?”

04 |他们高度敏感

Barry Cousins 是 Info-Tech Research Group 的杰出分析师和研究员,专门研究项目组合管理、项目管理和组织变革管理。他认为,顶尖项目经理拥有他所谓的“对资源容量和利用极其敏感”。这种意识在今天比以往任何时候都更加重要。

Cousins 解释说:“很多人都在挣扎。几乎所有的人都报告说,他们交付给项目的时间比预期的要少。官方认可的对他们时间的需求超过了他们的交付时间。认识到这一现实状况的项目经理可以更准确地预测人们能够投入到项目工作中的时间,从而更成功地安排和设定正确的截止日期。现代精明的项目经理对他们周围的能力可以迅速建立直觉认识。因此他们会立即知道他们的项目何时会出现缺口。此外,他们还能更自如地提醒业务领导者注意这种情况,因为他们能够量化缺口。”

05 |他们拥有高超的利益相关者管理技能

项目经理与组织内外不同部门的众多利益相关者打交道,而管理这些关系的人最了解每个利益相关者的观点。

例如,有些利益相关者可能比其他利益相关者更不愿意承担风险,或者更抵制变革,或者在出现问题时更容易惊慌失措。资深项目负责人表示,能够识别并理解这些观点的管理者可以调整他们的沟通、计划和培训,以解决每个利益相关者的独特观点。

06 |他们了解谁拥有权力

如今的组织权力分散,因此项目经理必须知道谁对哪些部分有发言权,不管他们面对的是 10 个不同的 IT 架构师,他们各自控制着 IT 环境的一部分,还是 10 个不同的高管,他们分别负责企业中受项目影响的不同领域。

Cousins 认为:“精明的项目经理知道要让他们都有成功的空间”。这意味着掌握每个人在项目成功中所需要的权力范围,确定谁拥有哪些部分的所有权,并知道哪个人拥有真正的权力并能让其他人支持自己。

Cousins 说:“这通常需要了解那些公司管理层的人,尽管你并不在其中。当你是一名项目经理时,需要了解高管,这是关于管理你的社交网络。”

07 |他们善于选择正确的工具

项目经理可以使用各种方法来推进项目。他们可以使用不同的控制措施来降低风险。他们可以使用不同的软件应用程序来跟踪项目进度。每种工具或技术都有其优缺点,其中一种可能比另一种更适合某些情况。了解这些要点至关重要。

Eidem 解释说:“在正确的情况下,在正确的时间使用正确的工具,可以确保执行速度,并实现目标和目的。”

08 |他们有透视眼

项目经理不需要 ESP,但他们确实需要有洞察力,在项目进行过程中预测各种可能的未来。这使他们能够提出应急计划,以保持进度,从而安排好资源,并向他人保证他们在控制之中。

Tatineni 曾与一位项目经理共事,当时一位业务领导在一次会议上问他,即将到来的假期是否会影响一个已经有可能错过的里程碑,这位项目经理展示了他的前瞻性思维能力。

Tatineni 回忆道:“项目经理当时表示:‘说得好,我们已经计划召开一次会议来讨论这个问题。’他的这个反应让业务领导者放心,局面在项目经理控制之中。”

09 |他们信任他人

优秀的项目经理知道如何利用团队中其他人的知识和技能,而不是试图成为全才。他们知道,他人的贡献对自己的工作效率有很大影响。因此,高效的项目经理会鼓励所有成员以最高水平参与和做出贡献,并欣然分享出色工作的荣誉。

10 |他们激励他人

项目经理必须激励那些他们无法直接影响但却能决定项目成败的员工。项目专家指出,要做到这一点,项目经理必须具备很强的沟通技巧以及影响和说服

他人的能力。他们必须能够向利益相关者和发起人传递信心,即使项目范围发生变化,也要继续向前推进。激励能力还要求在任何时候都表现出对团队成员、利益相关者和发起人的尊重,并能阐明项目在完成后如何克服困难或挫折,实现价值。

正如 Thomas 所说:“非凡的项目经理需要知道如何让人们参与到为什么要做这个项目中来。”

11 |他们对成功充满信心

高效的项目经理对自己的工作充满信心,他们全身心地投入到项目中,从启动到结束,甚至到后期制作的成功。这种心态有助于在整个项目中取得最佳成果。这样的项目经理完全参与项目、项目活动和人员的所有专业方面。

Knowledge Capital Consulting 公司总裁 John Paul Engel 指出,敬业度、应变能力以及保持客户和团队高度满意的能力是取得成果的关键。

12 |他们接受问责

项目中并非所有事情都会按计划进行。错误是意料之中的。然而,优秀的项目经理会接受错误,并从错误中吸取教训。

Dillon Consulting Services 公司创始人Paul Dillon说:“正直、果断、良好的判断力、形成愿景并付诸实施的能力、对自身能力的信心是高效项目经理的标志。”

13 |有效沟通

考虑到沟通在管理项目、团队和其他利益相关者方面发挥着重要作用,它是高效项目经理的必备技能之一。沟通不仅意味着要成为出色的主持人、演讲者或作家,还需要良好的倾听技巧。因此,高层管理者要积极倾听别人说了什么或没说什么,并能将上下文考虑在内。

他们会倾听他人的观点,并考虑这些人的经验和知识。这样,这些管理者就能更全面地了解正在发生的事情,从而避免潜在冲突,降低风险,提高项目成功的可能性。

14 |他们建立社区

Eidem 说:“我相信 PM 中的 P 是指人。没有团队就无法开展项目。而团队可能并不向项目经理汇报工作。因此你必须具备协作领导、解决问题和沟通技巧,以激活你的团队。没有这些,你就无法真正发挥作用。但在项目中,你要与不同的人一起工作,他们可能有不同的工作重点,对项目目标也有不同的理解,因此项目经理有责任确保每个人都保持一致,知道自己要去哪里。”

Thomas 也同意这一观点。他认为,最好的项目经理知道如何在团队之间以及与项目外围的工作人员之间建立一种集体感,从而使每个人都愿意为共同的目标而努力。举例来说,这可能意味着要认识负责向供应商付款的应付账款人员,以便在项目经理需要解决任何问题或麻烦时,能够建立起现有的关系。

15 |他们能建立融洽的关系

顶级项目经理还善于与周围的人建立良好的关系,即使是短期项目也不例外,因为他们知道,良好的人脉和稳固的关系会带来成功。

身为 IT 项目经理的 Krista Phillips 说:“当你建立起融洽的关系时,就会有共同的理解。这种共识会带来回报。花时间建立关系的项目经理更有可能让他人分享可能影响其项目的信息,如果他们提出困难的要求,比如加班或周末赶工,他们也更有可能得到他人的帮助。”

16 |他们让团队为旅程做好准备

大多数人都想知道自己要去哪里,在前方的道路上会遇到什么。Thomas 认为,项目团队也是如此。熟练的项目经理知道如何让团队做好准备。他们所做的不仅仅是列出里程碑和时间表,而是详细说明他们在哪些方面会遇到困难、何时需要额外支持、何时可以庆祝等等。Thomas 补充说:“真正的关键是要能够清晰地描述前方的道路。”

17 |他们确立自己的领导地位

备受尊敬的项目管理人通过努力工作和成功记录来建立自己的声誉。当然,这需要时间。但是,一旦赢得了声誉,项目经理就可以利用过去的成功经验,帮助员工投入新的工作,在利益相关者之间建立信任,并利用过去的经验渡过新的难关--所有这些都有助于创造持续的成功。

18 |他们是变革的推动者

变革是不可避免的,而且会对企业和个人生活的各个领域造成极大的破坏;项目管理也不例外。高效的项目经理了解这一点,接受这一点,并在项目计划中加入不确定性因素。他们还认识到需要与变革管理专家密切合作,帮助利益相关者适应变革,为未来的事态发展做好更充分的准备。

19 |他们拥有平和的心态

即使是计划周密的项目也会遇到问题,即使是技术高超的项目经理也会遇到重大挫折。但优秀的项目经理即使在压力下也不会表现出惊慌、愤怒或绝望,他们会保持冷静。

Tatineni 表示:“我认为‘冷静’是恰如其分的形容。你需要是一个理性的人,即使在高压之下也能正确思考、正确行事。”

20 |他们能在灰色环境中工作

优秀项目经理的另一个特点是能够在灰色环境中工作。这是一项必备技能,因为大多数项目,无论其类型、行业、规模或复杂程度如何,都会有灰色地带需要驾驭。外部约束和复杂性问题、远程项目限制、冲突和模糊性等等,这些问题和其他不确定因素几乎肯定会遇到。

作为高管教练、企业顾问和作家的 Joyce Wilson-Sanford 认为,关键是要有能力应对组织中的变化,洞察项目何时会遇到困难或可能带来麻烦,并且不因延误、危机或预算削减而慌乱。她说,拥有高技术和高人脉技能的项目经理很难找到。当你把这些能力与在灰色环境中工作的能力结合起来时,你就是一名非常卓越的项目经理。

来源:www.cio.com

责任编辑:武晓燕 来源: 计算机世界
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