项目又双叒叕失败了?!项目管理六大坑,你踩了几个?

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本文介绍困扰项目成功的6个常见的项目管理错误,以及风险管理策略和针对这些错误的建议,目的是避免项目进度受阻。

很少有项目能够顺利地完成,因为项目从构思到批准的过程中会出现很多问题。冷静、高效地处理问题是项目经理的一项关键职能,作为项目经理,你面临的一些挑战其实可以相对轻松地随时解决掉。然而,其他的挑战则会对项目能否成功产生很大的影响。

以下介绍困扰项目成功的6个常见的项目管理错误,以及风险管理策略和针对这些错误的建议,目的是避免项目进度受阻。

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1. 战略目标不一致

企业启动的每个项目都必须与整个企业的目标密切相关。当宝贵的时间和资源被用于执行与企业愿景不符的项目时,更重要的项目就会面临风险,最终也会使企业的长期成功面临风险。

为了确保不会出现这种情况,每个项目都应该有一个可靠的、经过批准的业务案例,具体说明是怎样与企业高管设定的目标保持一致的。每个项目目标都必须记录在案,以确保项目是有针对性的、可衡量的、可实现的、与整个企业的目标相关,而且是及时的(又名S.M.A.R.T)。确定所有目标,并将其记录在项目章程中,以帮助明确项目的目的,并通过重温章程和协调团队工作来坚持目标不变。

2. 项目没有倡议人

正如项目团队及其相关方依赖于项目经理的支持和指导一样,项目经理也同样依赖于项目倡议人。项目倡议人通常是执行团队的成员,这名高管不但支持项目,有深刻的见解,而且在必要时能帮助项目经理解决冲突。倡议人还为项目定下基调,以影响整个公司的支持。大多数相关方不容易接受变革。如果没有倡议人来帮助铺平道路,项目经理极有可能会与高管、跨职能部门、客户和最终用户纠缠不清。每个项目都应该有一个倡议人,他们组织会议,与其他高管和部门领导讨论项目为什么应该继续进行下去。他们还应传达利益诉求,指派谁来领导项目,并要求跨职能部门领导与他们的部门共享信息。

3. 容量规划和资源管理不力

企业在分配和管理项目资源之前,首先需要计划资源容量。在计划阶段,这意味着确定项目可能需要的资源,然后确定可用资源池。如果跳过这一步可能会危及项目的成功。

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很多企业利用不同的工具,在计划阶段和资源管理阶段运行假设场景规划,作为一种风险管理工具来测试分配、管理和移交项目时间表和资源的影响。假设场景规划有很多好处。它可以帮助企业实时识别资源选项,平衡工作负载,优化所有资源的使用,以确保团队成员和相关方不会被过度分配。它还能保证任务或者项目的开始和结束日期不会受到负面影响。

4. 方法不符

项目管理方法为项目团队提供了在管理单个项目时要遵循的一组标准。选择正确的方法来执行项目是确保快速准确交付项目的关键所在。如果没有有效的方法来执行项目,或者项目使用了错误的方法,与团队专业知识不符,那么都会增加失败的风险。

有很多方法可供选择——每种方法都有不同的目的,但有时目的会有重叠。项目管理方法可以指导团队怎样实现目标。一些应用得很好的方法是为了减少产品缺陷;有的方法则是要保证过程的效率;还有的方法是为了更快地交付产品和服务。至关重要的是,团队能力应与所选择的方法相匹配。

5. 沟通不畅

据估计,20%的项目因沟通不畅而失败。在日常工作和项目工作中,很多因素都会导致沟通不畅,项目被迫中断。沟通方式或者方法、现有的紧张关系、相互冲突的目标、不及时的沟通,甚至错误的沟通等问题,都有可能给项目带来重大隐患。

考虑到沟通是项目高效管理最重要的一个方面,因此,制定有效的沟通策略对实现项目目标非常重要。了解自己的受众是制定正确沟通策略的关键。沟通应及时、频繁、清晰、透明。包容和尊重同样重要。项目经理需要注意的另一件事是确保整个项目的沟通保持一致,这有助于项目更顺利地进行。

6. 没有合适的软件和工具

如果没有某种形式的项目管理软件或者工具,几乎不可能成功地实现项目目标。如果没有计划、执行和监视项目的工具,那么项目经理也很难胜任自己的角色。有这么多的移动部件,即使是最小的企业和最小的项目,其内部的项目管理也会令人望而生畏。具有多个任务、目标和资源的大型项目不可能得到有效或者高效的管理。在考虑要处理哪些项目之前,应确定并评估合适的项目管理解决方案,以帮助团队管理任务、资源、工作进度和协作。

解决这些常见的项目管理问题能够降低很多相关的风险,使项目一直保持在实现收益的正确轨道上。

 

责任编辑:赵宁宁 来源: 今日头条
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