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项目管理指南:提示、策略、具体实践

项目管理在组织实现业务转型方面起着至关重要的作用,因此需要了解什么是项目管理以及如何有效地执行以实现战略目标。

作者:李睿编译来源:51CTO|2021-03-02 08:00

【51CTO.com快译】项目管理在组织实现业务转型方面起着至关重要的作用,因此需要了解什么是项目管理以及如何有效地执行以实现战略目标。

项目管理是一个复杂的学科,需要更好地了解关键阶段、知识领域和术语。为了简化项目管理的关键组成部分,以下是组织的项目管理综合指南,其中包括提示、策略、最佳实践。

项目管理的定义

项目管理是一门业务学科,涉及应用特定的流程、知识、技能、技术以及工具来成功实现项目目标和可交付成果。项目管理专业人员通过应用流程和方法来规划、发起、执行、监控以及完成与给定业务项目相关的所有活动,以符合组织的总体战略目标,从而帮助推动、指导、执行组织特定的增值目标。

项目管理方法论

选择正确的项目管理方法是获得成功的关键一步。管理项目有许多不同的方法,在某些情况下,这些方法是重叠的。目前实践中最流行的项目管理方面包括瀑布法、敏捷法、混合法、关键路径法以及关键链项目管理等。敏捷法越来越受欢迎,并且几乎应用在每个行业中。敏捷法最初是由软件开发人员采用的,使用了一种名称为“sprint”的较短开发周期,以专注于产品或服务开发方面的持续改进。

PMO vs.EPMO

成功的组织将项目管理工作整合成项目管理办公室(PMO)或组织项目管理办公室(EPMO)。

PMO是组织的内部或外部小组,负责确定发展方向并确保组织中的标准、最佳实践和项目管理的状态。传统上,PMO在战略目标协调中并不起到主导作用。

EPMO的职责与传统PMO相同,但还有一个更重要的高级目标:使所有项目、计划和项目组合活动与组织的战略目标保持一致。越来越多的组织采用EPMO结构,而项目、计划和项目组合经理从一开始就参与战略规划会议,以提高项目成功率。

PMO和EPMO都可以帮助组织将标准方法应用于项目管理。在制定标准方法时,PMO和EPMO提供以下好处:

  • 对项目团队的基本规则和期望。
  • 项目经理、职能部门负责人和其他利益相关者的通用语言,可简化沟通并确保充分理解期望。
  • 提高组织的知名度和责任感。
  • 在适应组织内的其他计划或变更时提高了灵活性。
  • 具有识别任务、里程碑和可交付成果状态的现成能力。
  • 衡量项目绩效的关键绩效指标。

项目管理认证

项目的成功实施需要高技能的项目经理,其中许多人都进行过培训或拥有项目管理认证证书。有些可能具有PMI公司或其他组织的项目管理专业证书。这些项目管理认证包括:

(1)PMI公司的认证

  • PMP:项目管理专家
  • CAPM:项目管理认证助理
  • PMI-PBA:业务分析专家
  • PgMP:程序管理专家。
  • PfMP:投资组合管理专家。
  • PMI-RMP:PMI风险管理专家。
  • PMI-SP:PMI计划专家。

(2)其他项目管理认证

  • CSM:Scrum认证师。
  • CPMP:注册项目管理人员。
  • APM:项目管理助理。
  • MPM:主要项目经理。
  • PPM:项目管理专家。
  • PMITS:IT安全的项目管理专家。
  • CPD:认证项目总监。

项目管理工具

项目管理软件和模板提高了组织团队的生产力和效率,并做好了应对高影响力项目带来变化的准备。组织需要采用最终的项目管理工具包以及一些开源工具,以帮助其计划、执行、监视和成功完成其下一个具有重大影响的项目。

项目管理软件分为多个类别。一些工具被归类为项目管理软件。其他则更具吸引力,例如项目组合管理(PPM)软件。有些更适合小型组织,而另一些更适合大型组织。项目经理还经常使用任务管理、进度管理、协作、工作流管理和其他类型的工具。这些只是项目管理软件和工具的几个例子,可以帮助简化项目管理。

一些最受欢迎的项目管理工具包括:

  • Asana
  • Changepoint
  • Clarizen
  • Planview
  • Mavenlink
  • Trello
  • Wrike

项目管理技能

项目经理具备的技能不仅仅是技术知识,还需要一些非技术技能,而这些技能通常会决定项目经理的工作以及项目是否会成功。项目经理必须具备以下七个非技术技能:领导才能、动力、沟通、协调、优先级、解决问题、适应性。拥有战略思维、变革管理和组织开发专业知识、敏捷性和冲突解决能力以及其他技能也是有益的。

项目管理职位和薪酬

根据PMI公司的调查数据,到2027年,组织对项目经理的需求将增长到上百万人,但这些人员并非全部都是项目经理。虽然更通用的头衔是项目经理或项目组合经理,但每个职位可能会因行业和专业而不同。除其他职位外,还有协调员、调度员以及助理项目经理等。

从行业上看,项目经理根据其职位和资历会获得高达六位数的年薪。以下是在网上搜索的一份职位薪酬清单,其中包括一些组织为这些职位提供的年度薪资:

  • 方案经理:85,311美元
  • 项目经理:85,796美元
  • 投资组合经理:100,742美元
  • 软件/IT项目经理:106,568美元
  • 方案管理员:62,093美元
  • 方案策划师:69,528美元
  • 方案主管:90,342美元
  • 文档管理员:74,899美元
  • 项目负责人:130,689美元
  • 方案/项目总监:101,126美元
  • 方案/项目负责人:128,827美元

项目管理阶段和过程

项目管理分为五个阶段或生命周期。每个阶段都与多个知识领域中的其中一个相重叠,其中包括:集成、范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险采购和利益相关者管理。阶段、流程和相关的知识领域为项目经理及其团队提供了一种根据以下步骤开展项目工作的方法:

(1)启动阶段

  • 集成管理:制定项目章程。
  • 利益相关者管理:确定利益相关者。

(2)规划阶段

  • 集成管理:制定项目管理计划。
  • 范围管理:定义范围,创建工作分解结构(WBS),收集需求。
  • 时间管理:计划和制定时间表和活动,估算资源和时间表。
  • 成本管理:估算成本,确定预算。
  • 质量管理:确定质量要求。
  • 人力资源管理:计划和确定人力资源需求。
  • 沟通管理:计划利益相关者沟通。
  • 风险管理:执行定性和定量风险分析,计划风险缓解策略。
  • 采购管理:确定和计划所需的采购。
  • 利益相关者管理:规划利益相关者的期望。

(3)执行阶段

  • 集成管理:指导和管理所有项目工作。
  • 质量管理:执行质量管理的各个方面。
  • 人力资源管理:选择、开发和管理项目团队。
  • 通信管理:管理通信的所有方面。
  • 采购管理:确保必要的采购。
  • 利益相关者管理:管理所有利益相关者的期望。

(4)监控阶段

  • 集成管理:监视和控制项目工作并管理任何必要的更改。
  • 范围管理:验证和控制项目的范围。
  • 时间管理:控制项目范围。
  • 成本管理:控制项目成本。
  • 质量管理:监视可交付成果的质量。
  • 沟通管理:监视所有团队和利益相关者的沟通。
  • 采购管理:掌握所有必要的采购。
  • 利益相关者管理:拥有利益相关者参与的所有权。

(5)结束阶段

  • 集成管理:关闭项目的所有阶段。
  • 采购管理:关闭所有项目采购。

利益相关者的期望

利益相关者可以是对由方案、项目或投资组合的成功获得既得利益的个人或团体,其中包括团队成员、职能部门、赞助者、供应商以及客户。因此必须仔细确定、传达和管理所有利益相关者的期望,忽略这些将会导致误解或冲突,甚至导致项目失败。

以下是管理利益相关者期望的一些技巧:

  • 针对项目目标组建团队,确保团队成员拥有正确的技能和知识组合。
  • 在项目开始之前,为关键人员留出足够的时间深入研究、讨论问题和目标。
  • 确保项目时间表和计划任务是切合实际的。

项目管理角色

根据行业、项目的性质和范围、项目团队、组织或方法等诸多因素,项目可能需要规划人员、业务分析师、商业智能分析师、职能部门领导和发起人的帮助。以下对PMO或EPMO中的三个关键角色进行了比较,由于他们都具有领导才能,对这些角色都有很高的要求。

  • 方案经理:在计划、执行、监控、控制和关闭单个项目方面发挥领导作用。组织可以有一个或多个项目经理。
  • 项目经理:监督和领导组织内一组类似或相关的项目。一名或多名方案经理通常会向项目经理报告。
  • 项目组合经理:这一角色是PMO或EPMO的最高级别,负责监督所有项目和计划的战略一致性和方向。方案经理通常会直接向投资组合经理报告。

项目范围

在计划阶段,必须了解所有项目详细信息,其中包括目标、可交付成果、假设、角色、任务、时间表、预算、资源、质量方面、条款等等。在开始实施项目之前,客户和关键的利益相关者一起工作以巩固和商定范围。项目范围的任何变更必须作为范围变更请求提交和批准。

项目预算

预算对于项目的进展或能否完成至关重要。很少有组织拥有无限的预算,因此项目利益相关者在确定项目成功与否时首先要考虑的是利润。这一事实给项目负责人和他们的团队带来了压力。因此,有效的预算管理是那些重视自己职业生涯的项目经理关注的主要领域。以下是在项目预算超支之前有效控制项目预算的五种策略:

  • 了解利益相关者的真实需求。
  • 规划预算。
  • 制定相关的关键绩效指标(KPI)。
  • 重新访问、审查,并重新预测。
  • 让所有人了解情况并承担责任。

原文标题:Project management guide: Tips, strategies, best practices,作者:Moira Alexander

【51CTO译稿,合作站点转载请注明原文译者和出处为51CTO.com】

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