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提高IT运营效率的6种方法

由于COVID-19,全球经济衰退的潜在预期重创了组织收入,许多首席信息官都在准备扭转局面,重新关注并致力于提高运营效率。

作者:Mary K. Pratt来源:企业网D1Net|2020-06-23 09:52

随着首席信息官们进入了这个不确定的经济时代,运营效率再次成为了焦点。以下是如何在促进业务增长的同时精简IT运营和削减预算的方法。

对于首席信息官们来说,这一年的开始是光明的,大多数人预计2020年的预算将保持健康。事实上,调查显示大部分的IT预算都比去年增长了。

由于COVID-19,全球经济衰退的潜在预期重创了组织收入,许多首席信息官都在准备扭转局面。

因此,IT预算预计将会下降。

多家公司在今年春天发布的数据显示,大多数首席信息官都面临着裁员。例如,Forrester Research就表示,在最佳的情况下,首席信息官可能在2020年面临5%的裁员。IDC预测全球IT支出将下降5.1%。Dresner咨询服务公司发现,60%的受访者报告说,疫情正在影响着IT预算和项目。

尽管首席信息官们在少花钱多办事方面有着悠久的历史,但他们现在也看到了对运营效率的重新关注。但是考虑到IT在推动收入增长和确保组织在市场上的地位方面越来越重要了,首席信息官们需要在不削减推动他们业务发展的计划资金的情况下节省开支。

管理咨询公司Swingtide的执行顾问Mark Barner表示,这意味着IT领导者在提高效率方面必须具有创造性和战略性,“因为他们在努力提高效率的同时,也在拥抱企业的数字化议程。”首席信息官们不能只从每个项目中削减一定比例就期望获得成功。

此外,许多顾问和资深IT领袖说,效率也不能完全从实现最低成本的角度来看待。相反的,首席信息官需要专注于推动最大价值的实现,在尽可能的精简运营的同时,为组织提供更好的服务。

在此,专家们提供了六种方法,可以在不牺牲质量的情况下提高IT运营的效率,因为运营效率已经再次成为焦点了。

仔细检查设施

北极星运输集团公司和北极星数字解决方案公司的首席技术官Dave Brajkovich表示,他不希望自己的团队过度关注后台基础设施,因为资源应该更好地用于能够支持业务需求和创造收入的活动。

因此,他不断地寻找能够以更低的成本从其IT基础设施中获得更好性能的领域。

“我们会通过观察内部来实现的效率最大化。我们在不同的部署浪潮中实现了多个层次,有些系统是内置的,有些则是现成的。尽管IT层能够与业务无缝对接,但它们也可能很难操作,而且成本高昂。”他说。

例如,Brajkovich最近分析了公司的协作软件成本与性能之间的关系。他发现,他的团队平均每月约有600个用户会请求支持,平均成本约为每小时50美元。

Brajkovich说,尽管这种现有的协作软件在首次被实施时是首选,但它现在也只是众多选择之一了。于是,他换了供应商,他认为,即使考虑到引入新系统和培训员工来使用该系统的成本,此举仍能节省成本。事实上,他已经看到了回报,他说,支持电话降到了几乎为零,而且总体表现也被证明更好了。

Brajkovich承认,审查现有的运营并不是一种不寻常的策略,但他也表示,这需要领导团队清楚IT的痛点在哪里。

聘请专业人员来管理供应商合同

当Swingtide的顾问Barner还是Ascension的首席信息官时,他看到了一个从与他的IT部门做生意的供应商那里获得更多价值的机会。因此,他建立了一个供应商生命周期管理计划,并建立了一个专门的供应商管理办公室,配备了在谈判和授权方面有经验的专业人员。

他说:“完整的供应商生命周期管理是一门学科,这不是在晚上或周末应该做的事。”他补充说,他还与具有技术背景的注册会计师在一起工作,以便他们能够梳理出细节,并根据各种许可和合同选项准确地比较成本。

该办公室首先将目标锁定在了那些明显有省钱机会的合同上,在晋升之前应该先摘些容易摘到的果实。在成立的头几年,该办公室就200多份合同进行了重新谈判。

这些更新后的合同不仅为公司节省了资金,还提供了更好的质量和服务,Barner说,节省的费用超过了供应商管理办公室的成本。

“首席信息官们知道他们的预算有多少花在了第三方身上--保守的估计是60%到70%--他们还会继续依赖第三方。这种对技术供应商日益增长的依赖所带来的风险只能通过良好的、保护性的和一致的合同、受管理的供应商关系以及支持流程和功能的协调来减轻,”Barner补充道。“可以论证的是,已经在首席信息官的投资组合中存在超过几年的合同都是应该被更新、彻底检查和重新谈判的,因为首席信息官不能再将他们的解决方案投资组合视为稳定环境的代表,因为技术在不断地快速发展。”

精简技术和项目

多年来,许多首席信息官享受着年度预算增长的同时,也享受着探索和创新的任务,管理顾问们表示,IT领导这时候应该重新安排他们的支出,把大部分(即使不是全部)资金集中在他们知道会带来成果的技术和项目上。

“在当前形势下,人们将不再对尚未在实践中证明其回报的新技术进行大量投资,”卡耐基梅隆大学泰珀商学院运筹学教授willlem-jan van Hoeve表示。

当然,创新不应该消失;但是首席信息官们应该关注那些已经被证明能够带来更直接回报的技术--这需要对项目进行诚实的评估,以确定它们在近期或中期是否真的有益。

与此同时,首席信息官们也应该消除那些有潜力但不能带来结果的项目。这些释放出来的资源可以重新定位到有明显回报的项目上。

“过去可能没有削减这些项目的理由,在经济繁荣时期,冒一些风险是值得的,但在某种程度上,你需要关闭这些项目,这样你就可以在其他地方开发已证明效果的项目了。”van Hoeve说。

将自动化引入IT运营

大多数首席信息官已经在其组织的整个业务方面实现了自动化,以加快运营速度,使员工免于重复任务,并最大限度地减少错误。IT自动化可以带来这些好处以及更少的停机时间,从而实现更高效的整体运营。“我觉得机器人流程自动化技术,人工智能决策引擎都“具有降低成本的潜力,”马里兰大学的IT部门主席、曾在美国交通部担任首席信息官的前高管Daniel Mintz表示。

“IT内部也有自动化的候选者,例如,IT帮助台的某些方面可以通过聊天机器人来实现自动化,这些机器人已经存在一段时间了,但并没有得到充分的利用,”Mintz补充道。

研究表明,许多IT领导者还没有完全的接受自动化。Flexera的2020 CIO优先级报告发现,只有72%的人计划采用人工智能和机器学习,而只有58%计划在今年采用RPA。

尽管调查并没有明确指出那些计划中的项目中有多少百分比会将自动化引入到IT运营中,但专家说,自动化经常能够连接业务和IT运营,为组织的这两个领域带来效率。

以北极星集团的工作为例。Brajkovich说,他的团队部署了RPA来实现业务流程的自动化,从WorkFusion中选择了一个平台,提供API的连接,并与公司的ERP系统进行了集成,以保证IT的顺利运行。(RPA也是北极星数字解决方案公司的一部分。北极星数字解决方案公司是北极星集团拆分出来的一家科技公司,为其他运输公司提供产品。)此外,Brajkovich说,这些用例显示了效率是如何与创新和增长联系在一起的。

继续云计算之旅

企业在云计算上的支出持续保持着增长,软件制造商Flexera的2020年云计算状态报告发现,20%的受访者表示,他们在云计算上的年度支出将超过1200万美元,74%的受访者表示,他们在云计算上的年度支出将超过120万美元。这两个数字分别高于去年的13%和50%。

但是专家警告说,不要把这种增加看作是额外的成本,而是实际交付效率的提高、最终为IT部门和组织整体交付了更多价值的投资。

CBT Architects的首席信息官Nirva Fereshetian一直在将公司更多的工作量(包括大型图形文件)转移到云上。在计算成本和价值时,她考虑了一系列的因素,并采取了一种整体的方法,认识到继续云计算之旅(特别是对于复杂的工作负载)将如何节省员工的时间和提高性能。

例如,她说,随着她的员工从与管理内部硬件相关的商品任务转向了通过技术战略来推动业务成果的更高价值工作,她所在的公司不断向云端进行了转移,使得Fereshetian能够最大限度地发挥IT人才的才能。她还计算了改善业务连续性、减少停机时间和减少服务中断的价值,以评估将某些东西转移到云计算上是否会带来财务改善。

“我认为,更多地转向云计算仍将提高效率,但你必须从整体上来看待它。即使转移到云计算可能会花费更多的资金,但如果它能提供更好的业务连续性和其他价值主张,这仍然是一种效率的提升,”她表示。“在过去,效率就意味着成本削减。然而,我认为目前的情况不仅仅是成本的差异,还有提高服务质量、改善体验和提高商业价值。”

将效率作为一个持续的目标

随着企业进入一种由流行病引发的成本削减模式,专家预测,所有职能部门的高管都将被要求从预算中削减一定数额的开支,就像过去曾经发生的那样。

但管理顾问们表示,具有前瞻性思维的首席信息官们并不把精益运营作为一项反动活动,甚至也不把它当作是偶尔要做的任务,而是作为一项持续的管理目标;他们不断地评估他们用来管理IT部门的人员、流程和技术是否能够尽可能优化和高效。

“人们经常把运营效率看作是‘我要做一些分流以获得更高的效率,然后我就完成了’但实际上,它必须是你价值体系的一部分,你做事的方式;这更像是一个过程,而不是一个项目,”客户参与度软件公司Freshworks的首席信息官Prasad Ramakrishnan说。

Ramakrishnan说,当他考虑IT将如何发展时,他会着眼于如何使他的IT运作的更高效,他的方法跨越了类别--从终端用户服务到商业应用场景再到安全技术。

“形势将会发生变化,你必须把衡量效率作为你正在做的事情的一部分,因为如果你不从提高效率的角度来考虑你将如何发展,以及它将如何发挥作用,你就会被困在原地。”他补充道。

【责任编辑:赵宁宁 TEL:(010)68476606】

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