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超实用干货:有质量也有效率,6大方法帮你搞定IT运营

面临前途未卜的经济时期,企业的运营效率再次备受瞩目。本文介绍CIO如何在精简IT运营、削减预算的同时仍能促进业务增长。

作者:计算机世界来源:今日头条|2020-08-25 14:14

大多数人预计2020年的IT预算会很可观,的确,疫情之前的很多调查均显示,大多数企业的IT预算比去年有所增长。

然而,由于新冠疫情、业务停滞以及可能性加大的全球衰退重创了企业收入,现在许多企业的CIO只能期待经济状况的全面好转。

因此,未来的IT预算预计将会有所下降。

多家企业今年春季发布的数据显示,大多数CIO面临预算缩减的窘境。比如,Forrester声称,在最佳情况下,CIO们在2020年可能面临预算缩减5%的形势。IDC预测全球IT支出将下降5.1%。Dresner咨询公司发现,60%的受访者称疫情将影响IT预算和项目支出。

虽然CIO们向来习惯少花钱多办事,但他们现在看到运营效率重新备受关注。但考虑到IT在推动收入增长和确保企业的市场地位方面越来越重要,CIO们一方面需要节省开支,另一方面又不能削减可推动业务发展的项目资金。

管理咨询公司Swingtide的执行顾问Mark Barner表示,这意味着IT领导者在提高效率方面须另辟蹊径、从长计议,“因为他们在竭力提高效率的同时还需要迎接企业的数字化转型。”CIO们不能指望每个项目削减一定比例的预算就都能成功。

此外,许多顾问和资深IT领导者称,也不能完全从成本力求最低这个方面去看待效率。相反,CIO们需要致力于在尽量精简运营的同时,为企业提供更好的服务。

专家们在此给出了6种方法,可以在不牺牲质量的情况下提高IT运营效率。

仔细检查现有系统

北极星运输集团和北极星数字解决方案公司的首席技术官Dave Brajkovich表示,他不希望其团队或预算过于关注后台基础设施,因为资源用于支持业务需求和创收活动更合理。

因此他不断寻找在哪些方面能以更低的成本从现有IT基础设施获得更好的性能。

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他说:“我们仔细考察了现有的IT系统,希望能最大限度地提高效率。由于我们在不同阶段的部署过程中部署了多层系统,有些系统是自己开发的,有些系统是购买现成的。尽管IT的各层对业务来说是无缝的,但整体运营起来难度大、成本高。”

比如说,Brajkovich最近分析了其公司协作软件的成本和性能。他发现,其团队平均每月要支持600个用户请求,平均每小时成本约50美元。

Brajkovich说,虽然这款现有的协作软件在首次实施时是首选,但现在只是众多选择之一。于是他换了供应商,认为即便引入新的软件、培训员工使用新软件也要花钱,但这么做仍有望节省总的费用。实际上他已经看到了回报,支持电话降到了几乎为零,总体性能也有所提升。

Brajkovich说,仔细检查现有的运营系统并非不寻常之举,但这至少要求领导团队清楚IT的痛点在哪里。

聘请专业人员管理供应商合同

Swingtide的顾问Barner任职Ascension的CIO时,看到有机会从与其IT部门做生意的供应商那里获得更多的价值。于是他设立了供应商生命周期管理计划,还专门成立了供应商管理办公室,配备了洽谈和许可方面有经验的专业人员。

他说:“全面的供应商生命周期管理是一门学问,不是一两天就能做好的。”他补充道,他还与拥有技术背景的执业会计师(CPA)合作,以便他们能梳理出细节,并根据各种许可和合同选项准确地比较成本。

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供应商管理办公室先将目光锁定在明显最有机会省钱的合同上,取得成效后再专注于其他合同。该办公室在成立后的头几年重新洽谈了200多份合同。

Barner称,这些更新后的合同不仅为公司节省了资金,还提供了更好的质量和服务,节省的费用远超过供应商管理办公室的成本。

他补充说:“CIO们知道其预算有多少花在了第三方身上——保守估计是60%至70%,而且会继续依赖第三方。这种对技术供应商日益加深的依赖带来了风险,只能通过保护性一致性的合同、精心管理的供应商关系以及协调支持性流程和职能来减小风险。多年来归CIO管理的合同可能都应该加以更新、彻底检查和重新洽谈,因为CIO不能再将他们的全部解决方案视作是状态稳定的环境,因为技术在不断地迅猛发展。”

精简表现欠佳的项目

多年来,许多CIO享受着年度预算增加的待遇,还可以放手研发和创新。管理顾问们表示,现在IT领导者应重新调整支出的优先级,至少把大部分资金投入到可能会带来成效的技术和项目上。

卡耐基梅隆大学泰珀商学院的运筹学教授Willlem-Jan van Hoeve说:“在当前形势下,人们不再像过去那样大力投资于并未在实践中证明其回报的新技术。”

当然,创新不应该终止,但是CIO们应关注已证明更容易见效的技术——这势必需要对项目进行客观的评估,以确定它们在近中期是否真的大有助益。

同时,CIO们应砍掉那些有潜力但未带来回报的项目。这些腾出来的资源随后可以投入到回报明显的项目上。

van Hoeve说:“过去可能没有砍掉那些项目的理由,在经济繁荣时期,冒一些风险是值得的,但到某个时候,你需要关闭这类项目,以便启动证明有回报的其他项目。”

将自动化引入IT运营

大多数CIO一直在企业的整个业务部门推行自动化,以加快运营、使员工摆脱重复性任务,并尽量减少错误。IT自动化可以带来这些好处,并缩短停运时间,从而总体上提高运营效率。Daniel Mintz是马里兰大学全球校园的IT部门负责人,曾在美国交通部担任CIO。他表示,机器人流程自动化(RPA)技术以及决策引擎和人工智能都“有望在降低成本方面发挥价值。”

Mintz补充道:“IT内部有些方面适合自动化,比如IT帮助台可借助聊天机器人等技术实现自动化,这些技术存在已有一段时日了,但并未充分利用起来。”

研究表明,许多IT领导者还没有拥抱自动化。Flexera的《2020年CIO优先事项报告》发现,只有72%的人计划采用人工智能和机器学习,而只有58%的人计划今年采用RPA。

虽然这项调查没有明确指出那些计划的项目中有多少会将自动化引入到IT运营,但专家表示,自动化常常可以衔接业务和IT运营,为企业组织的这两个方面带来效率。

以北极星集团的情况为例。Brajkovich表示,其团队部署了RPA以实现业务流程的自动化,选择了WorkFusion的平台来提供API连接,并与该公司的ERP系统进行集成,以保证IT运营顺利进行。此外,Brajkovich说,这种使用场景表明效率如何与创新和成长息息相关。

继续云计算之旅

企业在云计算上的支出持续保持增长,软件开发商Flexera的《2020年云计算行情报告》发现,20%的受访者声称,年度云计算支出将超过1200万美元;74%的受访者声称,年度云计算支出将超过120万美元。这两个受访者占比数字分别高于去年的13%和50%。

不过专家警告,切勿将支出增加看作额外的成本,而是一种投入。这种投入实际提高了效率,最终将为IT部门和整个企业组织带来更多的价值。

CBT Architects的CIO Nirva Fereshetian一直在将公司更多的工作负载(包括大型图形文件)转移到云。她在计算成本和价值时考虑了诸多因素,采取了通盘考量的做法,认识到继续云计算之旅(特别是针对复杂的工作负载)可节省员工时间、提升性能。

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比如说,由于员工从与管理本地硬件有关的日常任务转向通过技术战略推动业务成果的更高价值的工作,她的公司不断向云迁移使Fereshetian得以最大限度地发挥IT人才的价值。她在评估将某工作负载迁移到云端会不会改善收益时,还计算了改进业务连续性、缩短停运时间和减少服务故障带来的价值。

她说:“我认为,加大向云迁移的力度仍有望进一步提高效率,但你得通盘考量。即使向云迁移可能花费更多的资金,但如果它能提供更好的业务连续性和其他优点,这仍然提高了效率。在过去,效率意味着削减成本。然而,我认为目前的形势不仅需要削减成本,还要提高服务质量、改善体验并提升商业价值。”

将效率作为持续的目标

随着企业开始奉行新冠疫情带来的节支模式,专家预测,所有职能部门的主管都将被要求削减一定比例的预算,就像过去发生的那样。

但管理顾问们表示,高瞻远瞩的CIO们并不把精益运营看作一项被动反应的对策,甚至不看作是偶尔为之的任务,而是看成一个持续的管理目标;他们不断评估用来运作IT部门的人员、流程和技术是否尽可能得到了优化、是否尽可能高效。

客户互动软件公司Freshworks的CIO Prasad Ramakrishnan说:“人们常常把运营效率看作是‘我要做一番排查以获得更高的效率,然后就大功告成。’而实际上,它必须是企业价值体系的一部分,是企业的行事方式,它更像是一个过程,而不是一个项目。”

Ramakrishnan表示,他考虑IT形势会如何发展时,着眼于如何使其IT运营更高效;从最终用户服务、商业应用软件生态圈到安全技术,他对众多类别都采取了这一做法。

他补充道:“形势会发生变化,你要把衡量效率作为所开展工作的一部分,因为如果你不从提高效率的角度来考虑问题,就会被弄得措手不及。”

【责任编辑:赵宁宁 TEL:(010)68476606】

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