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别拿OA不当系统,让CIO困惑的几个OA小问题

OA可以很简单,简单到老板觉得不值一题; OA也可以很难,难到CIO为梳理流程都要重新植次发。

作者:阿郎来源:CIO进化论|2020-01-14 18:20

【51CTO.com原创稿件】OA可以很小,小到只能打卡;
OA也可以很大,大到把ERP和SCM都装进来。

OA可以很简单,简单到老板觉得不值一题;
OA也可以很难,难到CIO为梳理流程都要重新植次发。

前段时间,CIO & IT经理精英汇微信群中就OA的几个常见问题做了如下讨论。

1、几个人维护


咨询大佬们个问题,目前公司(150人左右 )上了NC crm系统,即将开始OA系统,问下大家如何招人?如何评估工作量 。。。。求指教。


有人说:在OA实施过程中,工作量应该比较饱和,需要人数也多。实施完成后,进入维护后,工作量没有那么大,一个人维护NC,CRM,OA应该没有问题。

也有人认为施工和维护可以外包,上线后,找个兼职负责维护就可以,可以把成本降到最低。不过出于安全考虑,这种方法要慎用。

还有人认为OA的维护维护比较麻烦,最好有专人从流程梳理就一直跟着,后期维护才不至于出乱子。

一位大型企业IT负责人的经历甚至不在上述三种方案之内。


软件公司都是快速交付,上线验收拿到钱就完事。我们OA当时乙方两年前实施的流程,已经全部作废了。印章、合同评审、财务付款流程,就几乎每个月都在改。

我们现在有三个人负责OA,维护组织人员基础信息的,制作流程的,另外一个人负责调研沟通业务的。

OA实施最好还是交给自己人,信息部骨干员工,肯学习肯钻研公司主营业务的,去做比较靠谱。

对于流程经常变动的大型企业,OA确实需要一个小团队来维护。

还有一种情况也很常见,就是流程虽然不经常变动,却很复杂。这种情况怎么减少维护成本呢?那就是把流程梳理做清楚。


OA就怕部门多,每个部门意见不一致,扯都扯不清。我们当时也是,开始各部门列出了一堆流程列表,挨个评审,对于线下扯不清的,我坚决不让放入OA系统,让他们扯清了再说。

2、用什么账号


人员信息计划同步AD,这样靠谱吗?


对于OA的账号怎么设置,不同的企业也有不同的策略。


——看情况吧,AD里面都是办公人员账号,现在OA基本都是全员的,我们这里生产部门100多号人都不用电脑,没有AD账号,但是必须都用移动考勤和流程,所以我们OA是单独一套账号,就是每个人手机号+验证码或者密码。


——不用电脑的,也给他创建AD账号,干嘛要另外的单独一套账号呢?只要要使用系统的,都有AD账号。

之前我们连保洁阿姨都有AD账号,很多人只有入职、离职的时候要用系统走一下流程。自动创建,员工入职后有自动化的流程。

全部有AD账号,比部分有AD账号,维护的工作量要小。


——人员不建议同步ad,组织架构调整的时候你会后悔的。

im、邮件和OA同步,财务和OA系统同步。OA的组织架构经常会调整,不要给自己挖坑。


——我们想搞统一呢!至少入、离职的创建和删除AD账号可以系统自动完成,不用人工去做。

总之,认为OA账户与AD账号要不要同步的都有,而且即使是相同选择的,原因也不尽相同。应该与组织的人数和系统复杂程度有关。

有位CIO提出应该以EHR为核心数据源,同步AD、OA、Mail等。这个方案获得了高度认可,但也有例外。


我们当初规划时,就想着OA从EHR自动同步组织人员档案,减少信息部系统维护工作量 可是发现HR同事录入ehr信息不及时。

索性就OA还是信息部维护得了,让人力有员工入职离职调动,发个流程过来。

OA流程涉及很多岗位、职级、部门管理角色等等,让人力资源维护OA组织人员,他们不清楚流程设计,容易错。

我们EHR和OA都上线了,OA完全独立由信息部维护,EHR是人力资源的业务系统,OA的人员晋升和异动,流程审批完自动同步到EHR人员档案。

所以,对于用什么账号这个问题,回答就是要了解上述三种方案的利弊,然后根据企业的现状,实际问题,具体分析。

3、包括考勤打卡吗

考勤打卡是EHR内容,但由于OA的泛化,所以很多人事会认为打卡是OA的需求,而且一般的OA系统也会有打卡的功能。

选择使用OA打卡,可以做OA系统的考勤对接。如果需要绑定门禁,将门禁系统的数据库表导入到OA系统就可以了。


现在都流行移动考勤,我们都是云之家手机移动打卡。你要设置一个打卡区域,一个圆点,方圆多少米之内,只要进入这个区域,就可以打卡。

另外也可以使用钉钉或企业微信移动打卡。还有好多是wifi打卡,进入wifi范围就可以打卡了。

关于OA考勤的内容比较简单,这里就不再赘述了。

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