一、数据的分类

根据数据的作用与处理状态不同，我们把ERP系统中数据分为初始静态数据和业务输入数据、业务输出数据。

1、初始静态数据。一般包括企业有关架构数据、代码、物品工艺路线、初始库存数据、工作中心数据等。并根据企业所处客观环境的变化，对数据进行定期与不定期的维护，故静态数据是相对的。

2、业务输入数据。包括材料出入库数据，物品入、出库数据和销售订单数等日常业务处理数据。这些数据是企业日常生产活动中经常变动的数据，需要随时维护。

3、业务输出数据。包括物品库存数据、可用库存量与物品的计划需求量和物品有关成本、预算对比分析等。是对有关业务数据处理、查询、汇总和分析结果的输出。

二、数据的准备

企业从各主要业务数据中抽取一些典型数据，作为以后ERP试运行和系统测试的基础数据，各部门应认真准备与本身业务有关的数据，填写数据收集表.

三、数据准备的要求

在ERP系统运行前的数据输入与正式运行时相比有许多不同之处。在系统正式运行时，数据输入主要是由企业的各部门人员人工输入。输入的数据以交易数据为主，主数据为辅，一般只需每天将当天的数据全部输入系统结清即可。而在系统运行前的数据输入却需要IT人员的大量直接介入，因为输入的数据不仅包括交易数据(主要是未结的订单等)，而且还包括大量的主数据(例如原材料、企业组织结构数据、财务数据等等)。

然而，此时数据输入量非常大，而且所有数据必须在很短的时间内输入系统。因此，我们应当注意以下几点要求:

1.做好数据输入人员的合理分工

由于系统初始化的数据量和种类非常大，如果让一个人或几个人来完成可能会造成数据输入的混乱，为此我们必须在数据输入前做好严格的、合理的人员分工，保证数据输入工作更加有条不紊。比如按照财会、材料、固定资产、生产、库存、订单、供应商、销售、客户等来合理的分组与组内分工。

2.保证数据正确性

数据正确性包括两方面的含义。首先，收集到的数据本身必须是正确的(即数据来源是正确的),否则会造成“垃圾进、垃圾出”的数据处理有效率无效果现象;数据本身的正确性更多的依赖于企业各部门数据收集人员,他们应当保证上交数据是正确的,没有遗漏、重复,也没有过时、失实的数据。其次在把收集到的数据输入系统的过程中，不能引入任何附加的错误。基础数据输入的准确与否是决定系统实施成败的关键。有了正确的数据，我们应当保证在数据输入的过程中不能引入任何附加的错误。为避免任何输入的附加错误，应采取以下重要步骤:

(1)定义关键的数据元素，如物料代码、工艺路线、物料清单、工作中心、订货策略、项目类型和损耗率等。

(2)在数据输入系统前，将系统的信息需求与信息使用者的需求进行核对，使每个人提前知道什么信息时可用的、报告是什么样子.

(3)定义系统的全部信息和信息来源，识别关键信息与非关键信息。比如表1客户的信息有很多不同的数据项，可以把其中的几项先载入系统，而其他的数据项可以以后再载入或可以先不用。所以要确定哪些数据项要求必须载入，哪些是可以以后要载入的，哪些可能永远不用的，还要指定负责确定所用数据项的数据库表、部门和人。

(4)对经常变化的数据，必须在系统内实时反映其变化情况。要定期检查，如果有必要的话，修改这些数据。

(5)建立一个相对合理的数据输入的逻辑顺序，避免正确的原始数据由于数据的逻辑输入不正确造成严重的数据附加错误。