工作流引擎的英文全称是：WorkFlow Engine，是指workflow作为应用系统的一部分，并为之提供对各应用系统有决定作用的根据角色、分工和条件的不同决定信息传递路由、内容等级等核心解决方案。
例如开发一个系统最关键的部分不是系统的界面，也不是和数据库之间的信息交换，而是如何根据业务逻辑开发出符合实际需要的程序逻辑并确保其稳定性、易维护性（模块化和结构化）和弹性（容易根据实际业务逻辑的变化作出程序上的变动，例如决策权的改变、组织结构的变动和由于业务方向的变化产生的全新业务逻辑等等）。
工作流引擎解决的就是这个问题：如果应用程序缺乏强大的逻辑层，势必变得容易出错（信息的路由错误、死循环等等）。就好比一辆汽车，外表做得再漂亮，如果发动机有问题就只是一个摆设。应用系统的弹性就好比引擎转速方面的性能，加速到100公里需要1个小时（业务流程发生变动需要进行半年的程序修改）还能叫好车吗？引擎动不动就熄火（程序因为逻辑的问题陷入死循环）的车还敢开吗？

当今社会分工越来越细，在一个单位内部也越来越强调专业化，大部分工作都需要多个部门和员工合作完成。一个制度良好的单位往往对各种工作的工作流程以文件的形式固定下来，即使是管理不太正规的单位也有约定俗成的工作步骤。这种工作流程保证了一件任务能按预定的顺序从起点流向终点，并且在需要的时候可以跟 踪、查询和统计。
要认识工作流引擎需要了解以下几个要素：

实体(Entity) ：是工作流的主体，是需要随着工作流一起流动的物件(Object)。例如，在一个采购申请批准流程中，实体就是采购申请单；在公文审批流程中，实体就是公文。
参与者(Participant) ：是各个处理步骤中的责任人，可能是人，也可能是某个职能部门，还可能是某个自动化的设备；
流程定义(Flow Definition) ：是预定义的工作步骤，它规定了实体流动的路线。它可能是完全定义的，即对每种可能的情况都能完全确定下一个参与者，也可能是不完全定义的，需要参与者根据情况决定下一个参与者；

工作流引擎(Engine) ：是驱动实体按流程定义从一个参与者流向下一个参与者的机制

可以看出，前三个要素是静态的，而第四个要素是动态的，它将前三者结合起来，是工作流的核心组成元素。