一、我国电子政务建设中存在的问题
电子政务是指政府机构在其管理和服务职能中运用现代信息技术，实现政府组织机构和工作流程的优化，超越时间空间和部门分隔的制而构建的一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式。
近几年，我国电子政务取得了长足的进展，但也存在着不少问题，制约着我国电子政务的进一步发展。主要表现在以下几个方面：
1、政府对电子政务的系统性及其在信息化建设当中的地位认识不够，缺乏明确的发展策略。
2、电子政务的发展存在重电子轻政务的现象。“电子政务”的关键是“政务”，而不是“电子”。
3、保障电子政务发展的法律、法规还不完善。
4、电子政务的发展缺乏统一规划，领导机构不健全。我国电子政务建设缺乏宏观规划，电子政务发展目标和机制没有建立起来。
电子政务建设要遵循渐进式发展策略，在从低级到高级，从粗放向细致的过程中逐步推进。制定相应的法律、法规，构建安全网络，保证电子政务建设顺利发展。
要加强政府信息的安全管理，不断提高反病毒、反黑客技术，保证信息网络的安全，制定相应的管理法律法规，对政府信息网络的建设、管理、维护、内容和形式的规范进行必要的规定和约束，保障政府信息网络的规范、安全运行。目前，《电子签章法》已经颁布实施，为电子政务建设提出了相应的规范。
统一电子政务的发展规划，健全和强化领导机构，必须由国务院设立专门的电子政务领导机构，统一领导、组织中央与地方政府的电子政务建设。
加快政府职能转变，实现电子政务全面提升。我国正在进行政府机构改革，其目标是建立高效、廉洁、务实的政府。电子政务为政府改革提供了有力的工具。应把政府机构改革同电子政务建设有机地结合起来，对政府业务流程进行必要的重组，建立精干高效的扁平式网络化政府组织机构。为此，需要从观念、架构、应用和实施四个方面实行全面提升。
电子政务建设的实施是十分复杂和困难的，要加强对政府部门电子服务的协同研究，制定政府部门电子服务协作规范，使各级政府部门在管理和服务时协同一致，真正实现高效率的政府管理和服务。

二、××政府办公管理现状
××政府已经建成了电视、电话、计算机三网合一的宽带城域网，网络建成后，基于网络上的应用还比较少，仅限于简单的数据传送，文件共享等操作。工作人员主要通过相互传递纸质或者通过局域网共享等来达到信息的传递过程。没有把能把很好网络基础利用起来提高政府工作效率和管理能力。
数据分散于各个部门内，汇总速度慢、决策速度慢，缺乏实时性管理；部门与部门之间数据缺乏标准化、有价值信息无法共享利用。
目前政府与各部门领导因为被动现象的存在，对管辖范围内的事件运行过程掌握的不够、不充分，就使得过程对领导而言是屏蔽的，领导多数情况下只知道结果而不了解过程。对此，需要建立的是一个灵活、安全、可跟踪、可监督、可反馈的管理机制，发挥数字办公的特点，解决部门间的协作问题，提高领导的监督管理能力，减低重复劳动，实现政府工作效率的有效提高。
原有人工管理模式已不能适应现代政府管理需要，迫切需要建立具备自己特色的政府协同办公管理平台，打破信息孤岛，把各种有用的信息流动起来，共享给需要的部门和人员，同时为各级领导提供办公决策以及各种信息服务。

协同办公系统建设目标
在系统的建设过程中，实现集团化、网络化是建设重点。通过先进的浏览器技术，使数据具备整合能力和决策能力。
建立统一的办公平台，统一的登陆界面，将Word、Excle等平常熟悉的办公处理软件结合到这套办公系统中，使得在不影响办公习惯的情况下为用户进入统一的桌面办公环境，并可以更加方便的使原有的DOC等文件形式进入系统的流转和处理当中。
建立一个有效的沟通平台，能够使所有的工作人员，不论是分支机构还是上下级部门保持实时的联系，大家能够及时的对工作进行交流，从而提高工作效率。
建立一个灵活的工作流转系统，在业务流转的过程中，提供了更加完备的监督和控制功能，在文件的流转过程中，管理者可以随时了解文件的当前状态，并及时反馈给当前处理人，甚至更改各种不正常的状态，使各个部门、人员之间真正达到协同办公的目的以及对过程控制和监督；并且有实时的功能，为用户提供完备的在权利授予与收回功能，用户可以在自己无法参与办公的时候，将自己的权利授予他人暂时执行，并可以随时收回自己的权利，将各种人为的隐患降到最低。
建立一个任务布置与执行体系，通过此功能领导可以随时布置任务，查看任务的执行情况，任务执行人可以通过此平台执行任务，并填写任务的完成情况。

协同办公系统规划原则
整个系统的设计与规划，遵循以下原则：
安全性原则：应有健壮的安全防范措施，从硬件、软件以及行政管理等方面严格管理，杜绝非法入侵和泄密。
先进性原则：采用比较先进成熟的网络技术、软硬件产品、软件开发平台和工具。
实用性原则：系统必须保证实用，切实符合用户管理、决策、服务及办公自动化等各项业务和职能要求。
易用性原则：用户界面要友好、方便，易于用户掌握、操作和使用。
可维护性原则：系统设计便于维护，包括应用软件改进和升级等。
标准化原则：在系统平台选型时，应符合国际网络标准及工业标准，使系统的硬件环境、通信坏境、软件环境相互间依赖减至最小，使其各自发挥自身优势。
开放性原则：软硬件平台和数据库系统应具备开放性，系统提供丰富的外部接口。
扩展性原则：在网络设计时要充分考虑到将来网络扩充的可行性。并能够将各种格式的信息集成在系统平台上，解决新旧系统间的信息更新与数据导入问题。
经济性原则：在保证系统功能完善、先进、可靠的基础上，降低系统的成本和维护费用。

协同办公系统功能设计
经过对××政府办公系统的需求分析，我们了解到，客户是典型的集团化应用，组织机构庞大，部门人员众多，管理与控制方面难度很大。
目前主要应解决哪些问题：
通过协同办公系统把总部和分支机构的所有人员连接在一起，提供统一的沟通和共巷平台，加强上下级之间、部门与部门之间、员工与员工之间的相互协作，提高公司整体的效率。
通过协同办公系统规范各种管理流程，明确分工，为各层次的有效控制提供依据，从而达到提升管理水平的目标。
通过协同办公系统提高管理信息的真实性、准确性、完整性和及时性、满足内部经营管理和外部信息披露的要求，并使企业日常运行产生的各种数据进行积累，逐步深化知识管理与知识利用，让企业的无形资产创造有形价值。
通过协同办公系统把各种信息孤岛集成起来，实现全面数据享，提高数据的利用率；
通过协同办公系统向各部门和管理层次提供共享、准确、及时的信息，为公司各种资源的统一规划、合理调度、综合利用提供依据和保障；

三、金和IOA协同办公管理解决方案

方案整体介绍
设计理念
金和根据独创的精确管理模式，结合现代政府管理的应用特点及管理瓶颈，设计出了专门解决政府协同办公管理问题的软件系统——金和IOA协同办公管理系统。
产品架构
 

                    金和IOA协同办公管理系统功能结构图
模块构成
金和IOA协同办公管理系统包括：
● 个人事务管理模块
包括的子模块：网络寻呼、我的便签、工作日记、计划总结、日程安排、我的建议、电子通讯录、任务管理
● 工作流程管理模块
包括的子模块：收文管理、发文管理、请示管理
● 知识文档管理模块
包括的子模块：档案管理、知识管理、网络硬盘