大庆油田采油二厂是一所大型石油单位，年产原油近千万吨。随着采油厂不断发展壮大，管理水平也不断地趋向优化。但是，面对繁重的办公事务，如何提高办公效率，并利用各种资源为领导的决策带来准确无误、快捷详尽的数据信息，成为大庆采油二厂进一步发展的重要课题。为此，采油二厂把企业信息化提上了日程，采取现代管理模式和管理方法，运用科学的管理工具和管理手段，依托信息化来提高日常办公和管理效率。

协同工作与信息交流是关键

油田作业的最大特点在于，各采油队的作业区总是松散分布在总部周围，通常距离较远;而下属各部门如油建、运输等等，往往也与总部不在一起办公。因此，要提高日常办公和管理的效率，关键是要解决好总部与各采油队、总部与各部门、采油队与各部门之间的协同工作、信息交流问题。因此，大庆油田采油二厂的信息化系统就必须具备以下功能:

可以实现跨组织、跨地域的协同办公功能;

良好的平台扩展功能，能够实现与其他平台的对接和业务模块升级更新，可以与公司业务系统逐渐衔接;

有灵活、方便的公文模板定制能力，能够处理诸如公司通告、办公室收/发文、通知、公函、会议纪要、签报、报告在内的各种公文;

良好的图形化窗口用户操作界面，支持鼠标操作，可操作性强。而且操作界面应简洁、直观，有利于简化操作，并提高操作效率。

具备完整的操作权限管理办法，具备良好的安全性、可靠性，在公共网络上能够达到类似于专用网络的效果。

良好的综合拥有成本和维护使用成本。

协同解决之道

基于上述特点和要求，大庆采油二厂的信息化办公系统的重点就是要实现跨组织、跨网络的协同办公管理，解决可升级更新问题，延长系统的使用周期，增大投资的利用率。为此，大庆采油二厂选择了业界领先的协同软件提供商——北京点击科技有限公司的竞开(Geneking)协同办公系统。该系统主要从协作办公与公文流转系统两方面来构建大庆采油二厂的协同办公系统。

协作办公

针对大庆采油二厂中某项目、部门或者其它任意组织的成员，甚至是一个虚拟组织，需要系统提供简单方便的信息交流与协作环境。用户可创建多个协作区，组织协作内容，自主决定成员结构，控制访问权限。在其中用户可以随时随地召开网络会议，共享文档资料，安排项目组日程，交换名片，交流思想，实现远程同步操作等，从而实现大庆采油二厂的团队成员之间的灵活高效的业务协同与群组互动。

公文流转系统

大庆采油二厂在日常办公与协作过程中，经常会遇到公文传阅、文件上报、合同审批、报告请示等与工作流程相关的信息管理工作，在集中办公情况下，这些处理都是比较容易完成的，但是在领导或组织成员出差等情形，需要远程办公的情况下，如何保证公文传送的及时性、准确性与安全性，是一个突出的问题。

竞开(Geneking)协同办公系统提供了工作流管理系统，该系统可以方便地编辑各种工作流程，快速进行角色、人员、部门与流程的定制，方便灵活地定制出适合各个企业的工作流程，实现在网络环境下的公文发起、流转、审核、批注、跟踪、存盘等功能，真正实现远程化、无纸化办公。公文流转的过程中，除了使用数字签名与认证技术进行安全控制以外，配合手写板等设备，还可以保留审批者的笔迹或批注，支持手写签名、图章签名等多种签名方式，与传统的工作习惯保持一致。

竞开(Geneking)协同办公系统，实现了大庆采油二厂依托信息化进行科学管理、提高日常办公和管理效率的原定目标，为采油二厂今后的良性发展奠定了良好的基础。