人们常说行行出状元。一个人之所以能成为某一行业的状元，在一定程度上，是他对这个行业的特点把握比较准确。当信息化建设的大潮扑面而来时，无论如何规划信息化建设步伐，都必须把握好一个原则——结合行业特点和业务特点。
北京市人民政府外事办公室（简称北京市外办）是市政府外事工作的职能部门，同时履行市委外事工作办事机构的职责，是北京市执行国家外交政策和处理重要外事工作的归口管理和协调部门。
外交外事行业特点是外事无小事。围绕这些职能进行的礼宾管理、涉外管理、国际交流管理、因公出入境管理等业务是外交外事行业特有的。北京市外办信息化建设工作的开展完全是围绕这些特点开展的。
　电子政务的建设，往往会走入“不计投入，不计产出”这样的局面。为了使北京市外办的信息化建设健康发展，北京市外办在信息化建设中把握了五个方面。
　管理思想贯穿始终
　电子政务工作是一项综合协调、综合服务、涉及多方面工作的服务与管理行为，这项工作在表现形式上属于服务的性质，但在服务中包含着比传统工作模式更强的综合管理行为。实践证明，以业务处室为主、技术部门为辅组成的项目推广小组，对业务系统的成功推广具有举足轻重的作用。这个作用体现在两方面：项目推广小组必须定期召开项目协调会，通报项目进展情况，研究项目遇到的问题和困难，通过合理的安排、明确的分工，使项目顺利进行；项目推广小组必须将管理思想融于技术当中。北京市因公出入境网络管理系统将国家及北京市政府外事办公室就因公出入境工作制定的各种规章制度和工作细则固化在应用程序中，当266家联网单位使用该系统处理日常工作时，就“必须”执行相关的规定，尽量减少机关工作人员因个人主观因素对工作可能造成的不利影响。
　软硬兼施
　很多机关信息化都是先建硬件，再做软件系统。由于软件的开发涉及许多因素，投入实际应用的周期较长，而硬件设备更新速度极快，使许多单位的硬件系统还没真正发挥作用，就已到了淘汰更新的时候，造成很大的浪费。针对上述情况，市外办办公自动化系统的开发顺序确定为信息开发先于软件开发，软件开发先于硬件建设，将系统建设重点投入到信息资源的建设和软件系统平台的建设方面（办公自动化软件费用占34％，系统集成和应用培训费用占16％，硬件投入在50％左右）。
在硬件购买上，没有追求最先进的设备，而是根据实际情况，重点投入到更新相对较慢，使用周期较长的网络设备，而对于计算机的配置，则将重点放在了今后升级时还可反复使用的安全隔离设备上。
　在软件开发上，坚持用户主导而非厂商主导。强调软件的适用性，追求应用软件能解决本单位的业务需求，业务人员能很轻松地学会，系统能稳定地运行。外事网络办公平台作为一个外事行业的通用平台，具备了大量通用功能（比如各类涉外部门通讯模块、友好交往模块、视频点播模块、公文要号模块等），可以被绝大部分外事单位应用。