中国人民银行的档案文件是人民银行和国家的宝贵财富，它是中国人民银行工作活动的历史记录，反映人民银行贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映人民银行在不同时期的历史面貌，是进行日常工作、经验总结、金融研究的依据和必要条件。以前，中国人民银行档案归档的文件材料一直采用纸介质，管理及查寻这些信息非常耗时且容易发生人为错误。自从使用了基于Adobe Acrobat及Adobe PDF的中国人民银行电子档案系统后，情况就完全不同了：中国人民银行各项工作中形成的应归档保存的发文文件材料可以自动转为PDF文件，并及时归入档案库，全行各部门办公人员能够随时查询和阅读最新的档案文件。有效地提高了查寻档案的运作效率，业务运作的安全性和准确性得到了显著的提升。
中国人民银行电子档案系统建立了统一的档案文件数据库，集中保存中国人民银行总行党、政、工、团等在各项工作中形成的应归档保存的发文文件材料，包含了自1948年至今的全部历史档案，共10万余份档案文件，达96万页。电子档案系统支持BS和CS两种模式，为办公厅档案处管理人员提供文件分类组织、编制和打印档案目录、权限分配及历史档案管理等强大管理功能。系统提供网络浏览器查询界面，支持文件编号、文件标题、责任者、主送单位、主题词和文件日期关键字等多种组合查询方式，能够让全行各级领导、工作人员方便快捷地查阅档案文件。
PDF加快了文件归档速度
中国人民银行电子档案系统改变了传统的手工作业方式管理档案。以前，中国人民银行总行每年的档案整理工作于第二年的1-3月份进行，档案管理人员要从众多的机关部门收集档案资料，然后进行手工的编辑、分类、存档等工作。不但工作强度大，而且容易发生人为错误；文件归档周期过长，降低了档案利用的时效性，直接影响各部门的工作效率和质量。在应用电子档案系统后，各种文件入库工作变得非常简单，所有PDF格式的新档案都做到了即有即入、及时快捷，大大减轻了档案管理人员的工作量。
中国人民银行电子档案系统基于J2EE体系结构，能够通过局域网与公文传输系统和办公自动化系统实现无缝连接，所有文件能够自动转换为Adobe PDF格式并自动加密，之后会及时归入档案库，令全行各部门办公人员能够随时查询和阅读最新的档案文件。随时访问　提高效率
中国人民银行电子档案系统改变了行政办公事务中传统的档案借阅方式。以往，在需要调阅档案文件时，借阅人员必须亲自到档案室，向档案管理人员提出申请，并提供所需资料的主题和范围,管理人员则使用档案目录进行人工检索，最后将查询到的相关档案文件从资料库里搬出提供给借阅人。如果借阅人发现检索出的资料并不符合自己的要求，那么，档案管理人员要再次重复上述工作，直到找到借阅人实际需要的档案。这样的重复工作有时还要进行多次，极大地浪费了办公人员的时间和精力。人民银行档案管理工作人员表示："基于纸张的系统意味着昂贵的保管设施，易丢失和归错的文档，对于两个或更多的人同时浏览同一份文档更是无能为力。"