大型企业规模庞大，分支机构遍布全国，甚至延至海外。这给企业管理效率提升和成本控制带来了很大的难题。翻开大型企业的账簿，“会议支出”这项数字往往大得惊人。跨区域会议带来的交通费、住宿费、餐饮费、会务费等各种费用层出不穷，而且十分刚性，很难压缩，导致企业沟通成本居高不下。
选择一套视频会议系统，不仅能让大型企业跨区域沟通变得更容易，而且能够节约时间和成本，实现协同工作。目前，很多大型企业已经用上了视频会议系统，在项目实施过程中他们有时会走进某些误区，同时也积累了一些经验。在这里，我们总结出几点，供用户选型时参考。
建立项目组
“合适的才是最好的。”大型企业在选购视频会议系统解决方案时，应一切以需求为出发点和归宿点。
在选型之前，许多大型企业的做法是先成立一个由3~5人组成的视频会议方案选型项目组。该项目组一般由企业CIO和有经验的IT部门成员构成，有些企业也会考虑请第三咨询机构的专家参与进行指导。项目组的职责是审批项目预算，与系统提供商沟通谈判，以及对项目实施进行指导、支持。
一般而言，大型企业根据自身行业特点对远程培训、多点会议、远程技术支持、远程客户交流等视频会议系统应用需求各有不同程度的侧重，他们非常强调视频会议系统的安全性，强调投资保护，并且关注系统的稳定性、功能多样性、服务优劣等指标，希望利用更少的资源来完成更多任务，以达到提高办公效率、节省时间与经费、缩短决策周期的目的。因此，项目组成立后的首要任务是了解企业需求，明确视频会议系统的建设目标。这时，大型企业需要问自己以下几个问题：
IT现状和背景如何？大型企业所处的业务环境和IT环境的不同，对视频会议解决方案的需求也大相径庭。比如，如果企业IT系统历史较长，出于投资保护考虑，往往对视频会议系统的兼容性要求很高，以达到和企业自身系统互联互通的目的，同时保持先进性。大型企业一般采用专网接入方式，能实现较高性能的音视频传输。在这种情况下，企业一般会考虑基于硬件的视频会议解决方案，但这种方案的可扩展性较差，不能灵活地根据客户需求进行调整。因此企业需要了解自己的业务应用需求，从而选择适合自己的方案。
业务应用需求如何？大型企业对视频会议的功能需求涉及音频传输、视频传输、数据共享等方面。例如，教育类企业对系统远程培训功能的要求较高，外向型企业要求系统能够扩展到海外网络节点。而有的大型企业对数据功能的需求比较强烈，希望系统支持电子图表传输、支持文件共享功能。
企业对功能需求优先级如何？一般而言企业的视频通信需求可归纳为五个方面：1.音视频清晰流畅，真实的沟通体验；2.使用便捷，即开即用，每一位员工都会使用；3.成本节约，合理的建设成本和低廉的使用成本；4.维护简单，无需专业维护管理人员；5.应用丰富，满足会议、协作、培训等丰富的业务需求。因为大型企业的特点不同，需求优先级将有所不同。有的把安全性放在第一位，有的则稳定性优先。
如何进行成本预算？视频会议系统除了初期投资外，还需要企业承担维护费用，这部分费用，企业在进行成本预算时也应考虑进去。