“以往的所谓企业办公管理软件，还能不能帮助我们完成企业管理的规范化呢？企业办公管理软件还需要具备哪些‘与时俱进’的功能呢？”这些吴远想到了，但是他无能为力。吴远是看着自己的企业一天天成长起来的，同时他也是伴随着企业的成长而成长的。说到自己所效力的企业，吴远津津乐道：“经过多年的发展，我们已由一家小小的私营企业发展成为了一家民营的汽车专业零配件生产商，不论是生产能力，还是销售能力，都跻身于国内同行业前列。”
然而，为自己企业感到自豪的同时，吴远又有一些忧虑：“尽管我们的设备和技术都非常先进，但是随着业务的加快，单纯以业务为核心的信息平台，已无法满足企业内部信息交流与整合业务管理。” 作为企业自己培养的CIO，吴远是从生产一线一步步地走上这个岗位的。在吴远看来，虽然企业在几年前实施了一个所谓的“办公管理系统”，但是这套“系统”太初级了，仅仅做到了部门内的办公管理。同时，吴远从人事部、财务部、销售部等了解到，这些部门还只是把一些简单的数据输入到电脑里，而不少复杂的数据统计还需要手工操作，由于缺少部门间的互通互联的办公管理系统，以致于企业内部许多跨部门的数据被“孤岛”化了。显然，如何做到真正意义上的办公管理自动化，从技术实现层面，还需要搭建一个信息共享、业务互通的平台，这是企业下一步深入信息化的“重中之重”。
在意识到这个问题之后，吴远深感自己的责任重大，有必要对现在的“办公管理系统”实施一个大“手术”，进行一番重新规划。随后，吴远把自己的想法向董事会做了汇报，并提出“全面引进办公管理软件系统”。没想到，吴远的建议得到了董事会的大力支持，并责成吴远负责具体实施。看到自己的建议得到了董事会的肯定，吴远全力以赴地投入到项目招投标和产品选型中。
经过近两个月的调研和考察之后，吴远与国内一家专业办公管理软件开发商签订了“全面开发办公管理软件系统的合作意向书”。由此，吴远的“选型工作”暂告一段落。接下来，吴远把精力全部倾注到了办公管理系统的试用。办公管理系统试用版若能在企业中试用成功，无疑意味着双方就要签署正式合作协议书。吴远在想：再过几天，办公自动化带来的好处就会逐渐显露出来了。各部门的统计管理工作就会比以前简单多了，加之系统运行安全、稳定的话，各个部门就会对这个系统好评如潮……” 就在吴远还沉寂在“无限遐想”之中的时候，老板的一句呵斥让吴远如梦初醒：“你们这个系统是怎么搞的，连一笔假账都看不出来？”
原来事情是这样的：销售部的一位经理在审批一项费用报销单时，仅从报销单上看，他对这笔费用的来龙去脉并不是十分清楚。而通过办公管理软件的财务系统，他所获得的也仅仅是一些静态的表面的信息。为了避免麻烦，这位销售经理也没有通过不同的应用系统去查询更多的信息，同时也没与相关人员进行核查，充满了对系统的信任，就直接签字批准报销了。后来才知道，这笔报销单，原来是一名业务员报的假账。老板大发雷霆之后，语重心长地对吴远说：“在任何一家企业，作为一名管理者，需要自己的部下层层把关，具体来说，项目负责人就要能从这张报销单开始，提取道其他的相关信息，如报销事件的来龙去脉、涉及到的客户或项目、提交人的情况、原始单据或凭证的扫描等，而现在这些信息全都是孤立的，甚至是相互割裂的，你说，哪位管理者能放心用这样的软件管理系统？” 在平静下来之后，吴远反思：尽管老板的一席话是从经营决策角度去考虑的，但就整个办公管理系统而言，的确存在着一定的问题，而且还带有一定的普遍性。像系统是否从真正意义上解决了“信息孤岛”的问题；系统内部相互间的信息是否透明、能否共享；业务数据系统是否从真正意义上打破了“孤岛”现象，与管理数据是否匹配……这都是目前办公管理软件需要亟待解决的问题。一句话，像吴远所在企业存在的这类现象，在目前的企业中具有一定的普遍性。
“企业信息化在走过了简单应用的初级阶段之后，目前需要建立一套统一的信息系统，需要进行资源整合。而以往的所谓企业办公管理软件，还能不能帮助我们来完成企业管理的规范化呢？企业办公管理软件还需要具备哪些‘与时俱进’的功能呢？”这些吴远想到了，但是他无能为力。（月娥）
【专家点评】
建构企业信息化运行环境 李冠强 北大纵横管理咨询公司管理咨询顾问
“信息孤岛”与协同办公 韩建锋 石家庄嘉禾啤酒有限责任公司信息主管
软件协同是关键 刘洪涛 西安交通大学管理学院副教授 博士后
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