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管理项目预算的6个技巧

预算超支是项目经理的噩梦。本文中的预算管理策略可以让你的项目预算得到控制,即使是在这个不确定的时期,也能让你的利益相关者感到高兴。

作者:Moira Alexander来源:企业网D1Net|2021-01-08 10:32

预算是否超支一直就是检验项目成败的试金石。在2020年,新冠肺炎的大流行使保持预算成为了一个更大的噩梦,最成功的公司和最好的项目经理都面临着在巨大的不确定性中谨慎管理财务资源的终极考验。

许多利益相关者将不得不重新审视他们不断变化的优先级、预算和项目成功或失败的定义。现在,全球的不确定性也加剧了项目领导者及其团队改变预算策略和项目执行的压力。因此,有效的预算管理将是那些重视自己职业生涯的项目经理所关注的主要领域。

以下是在不确定性增加的情况下,在成本大幅超支之前,保持项目预算控制的六个策略。

了解利益相关者的真实需求和期望

利益相关者所说的他们在项目中需要或期望的东西通常并不像看上去那么简单。这可能会导致双方都有不明确的目标和期望。假设一个项目经理、赞助商、团队成员和供应商对利益相关者的真实愿望没有很好的理解,就几乎不可能在这种情况下确定项目的需求是什么。请确保投入尽可能多的时间来更深入地理解利益相关者的期望。最终,包括预算在内的一切都是由利益相关者的期望、可交付成果和其他需求来定义的。因此,有效管理项目预算的第一步是确保项目需求能够得到所有利益相关方的准确识别、记录和确认,并传达给所有相关方。这一关键步骤应该在预算确定之前就完成。许多项目都是围绕着需求启动的,但却是围绕着期望去执行的,这会自动使项目面临预算超支的风险,让每个人都感到失望。

认识到环境的变化

当需要估算成本时,要现实一点——为不可预见的变化留出空间。当情况发生变化时,确保能够从所有适用的利益相关者那里获得信息。更重要的是,要建立应急机制。这一步骤是必不可少的,因为大多数公司在流感大流行期间都发现了这一点。你无法控制的许多因素都会影响你的预算,包括供应品定价、资源、劳动力、融资、产品/服务短缺、货币兑换等。今天,许多基本产品或服务的价格都比新冠肺炎来临之前高得多了。你需要确保供应商能够兑现承诺,并准备好一份备份计划。可以从其他利益相关者那里获得信息,并审查供应商和销售商,这可以在很大程度上帮助你制定一个更现实的预算,即使在有无法预见的情况影响成本的情况下也能够被满足。我见过许多项目经理对不断上涨的成本、无法满足报价义务的供应商或其他问题措手不及。时刻为意外情况做好准备,这样你就不会措手不及。

让利益相关者了解情况

当你意识到有了可能会影响你的项目和利益相关者的变化的时候,关键是让他们知道发生了什么变化,它是如何影响他们和项目结果的,以及你正在做什么以尽可能地保持预算。如果维持当前项目的预算是不可能的,利益相关者也应该知道任何潜在的超支的根本原因,以便做出明智的决定。重要的一点是,更广泛意义上的不确定性,如流行病,是不可避免的,因此需要及时做出其他与预算有关的决定。利益相关者(如客户)可能需要决定时间或环境是否适合继续、推迟或完全停止一个项目。

准确的识别和管理变化

变更管理是管理项目时最被低估的领域之一。项目管理专家们了解沟通的重要性以及流程将如何影响利益相关者。有些事情可能看起来像是过程中的微小变化,但却能显著地增加成本或降低预算。变更管理专家应与项目团队合作,识别、记录和交流一个精确的策略,以应对可能导致成本超出预算的内部和外部变更。

制定相关KPI

如果不建立关键绩效指标(KPI),就无法有效地管理项目预算。KPI可以帮助你确定在项目上花费了多少,项目的实际预算与计划预算的差异程度,等等。以下是一些常用的项目KPI,它们对有效的项目预算管理是至关重要的:

  • 实际成本(AC),也被称为实际工作成本(ACWP),显示了到目前为止在一个项目上已经花费了多少钱。
  • 成本差异(CV)表明估算的项目成本是高于还是低于设定的基线。
  • 挣值(EV),也称为已执行工作的预算成本(BCWP),显示特定时间内已执行项目活动的批准预算。
  • 计划价值(PV),又称计划工作预算成本(BCWS),是截至报告日期计划/安排的项目活动的估计成本。
  • 投资回报(ROI)显示了项目的盈利性以及收益是否超过了成本。

需要随着情况的变化,更新KPI,以确保获取了正确的信息以供决策。

重新讨论、审查和预测

一个没有预算管理和重新预测的项目也将导致失败。频繁的预算监督对于防止预算失控是至关重要的。10%的预算超支比50%的预算超支要容易纠正得多,但如果你不关注你的预算并重新预测,那10%的超支就会在你意识到之前变成50%的超支。通过频繁的预算审查,你将一个项目保持在正轨上的机会将远远大于你预测了一次却忘记它的机会。

正如一个项目的预算需要不断地被重新审查以便使其保持在正轨上一样,项目资源的使用也是如此,因为参与项目的人会对其成本做出贡献。项目经理应每周审查当前在项目上工作的人数以及项目未来的资源需求。这样做将确保你能够充分利用你所拥有的资源,并为项目的其余部分准备好合适的资源。定期回顾资源预测和当前需求将有助于将项目预算保持在正轨上面。项目范围的蔓延也是项目超支的主要原因之一。新冠肺炎带来了大量的计划外工作进入许多全球项目——这增加了计费时间也会让项目预算更加地失控。项目经理必须通过为项目初始需求所未涵盖的工作创建变更单来仔细管理项目范围。变更单将授权为项目追加资金,以支付额外的工作费用,使项目与其新的预算保持一致。

【责任编辑:赵宁宁 TEL:(010)68476606】

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