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首席信息官在新冠疫情后重塑IT文化

IT主管们正在吸取从新冠疫情中学到的教训,以重新定义IT文化和完善IT战略,迎接新一年的不确定性。

作者:Melisa Bleasdale来源:企业网D1Net|2020-12-18 11:26

IT主管们正在吸取从新冠疫情中学到的教训,以重新定义IT文化和完善IT战略,迎接新一年的不确定性。

从新冠疫情爆发的第一天起,IT主管们就不得不应对各种意想不到的情况——从将数千名员工转为居家办公,再到近乎一夜之间推出支持虚拟团队的平台。对于许多人而言,企业文化已被证明是其组织能度过前所未有艰难时期的关键因素。

在新冠疫情爆发之前,尚未建立起一种富有韧性、注重转型文化的公司则在面对全球经济停摆和正常业务遭到破坏时就陷入了困境。然而,那些已转向或已接受转型思维模式的组织机构,都可以更好地应对快速变化的环境所带来的挑战,同时可以保护其团队的健康和维持业务的盈利。

随着企业不得不进行调整以采用新的协作和工作方式,新冠疫情为IT主管们提供了一个机会,重新思考和完善未来的IT文化。保持敏捷性,调整策略,培养新的工作方法——以下将介绍几位知名的首席信息官如何帮助其企业渡过困难时期,以及如何利用新冠疫情的相关变化建立一种面向未来的且具有变革意识的IT文化。

减轻文化冲击

保持各个团队和整个组织的文化和士气,已为企业如今面临的挑战增加了一个独特的保护层,对于许多IT主管来说,这次新冠疫情放大了沟通的重要性。

加利福尼亚蓝盾公司(Blue Shield of California)高级副总裁兼首席信息官丽莎·戴维斯(Lisa Davis)一直坚信诚实和透明的领导方式。她说:“在蓝盾公司,我们员工的健康和安全是我们的第一要务。”“了解他们身在何处,以及他们个人发展和高效工作需要哪些东西,这是我们最需要考虑的问题。”

但这次新冠疫情也增加了自己需要在场和参与的必要性,戴维斯表示,她已经可以随时参与决策,并能够迅速采取行动,以为员工和自己公司的工作提供支持。

她说:“作为领导者,我们需要定下基调。”“在新冠疫情爆发之前,我们已拥有一个良好的公司文化,因此我认为这使这次过渡工作变得容易一些,但在组织的各个层级可进行公开透明的沟通是至关重要的。”

戴维斯表示,她鼓励主管们想办法在整个团队中建立一种团体意识和友爱,并对技术和协作工具进行投入,以使用户体验更好,并最终有助于员工建立密切联系。

确保这种密切联系文化的一部分工作是,保证员工拥有远程办公和保持高效工作所需的一切。在人力资本管理供应商Workday,这还意味着要更加重视提供心理健康方面的资源和座谈会,并通过定期调查来持续评估员工的情绪。

“沟通就是一切,”Workday公司的首席信息官谢莉•罗兹(Sheri Rhodes)说。“变化在快速而频繁地发生,因此领导者如何以及多久将这些变化传达给员工,这比以往任何时候都更为重要。采用多种媒介、内容和基调来与分散各处的员工进行沟通,这都非常重要。”

对于罗兹而言,这次新冠疫情凸显了存在弱点和与团队分享真实感受的重要性,以及凸显了为未来提出愿景和路线的重要性。

“我们所有人都在奋力工作;我们所有人都有使用Webex和Zoom工具的疲劳感,”她说。“在沟通方式要有创意,想办法让团队变得开心,这很重要。我很希望在员工中有一名幽默的写手,以一种有趣和吸引人的方式让大家了解情况。要想赢得同事的心和好感,这需要很长的过程,但我们需要必须这样做时,就要认真对待。”

罗兹指出,无论在办公室还是居家办公,Workday公司都有独特的企业文化,并且我们在任何情况下都坚守自己的核心价值观——员工、客户服务、诚信、创新、乐趣和盈利。罗兹表示,当我们在新冠疫情期间增加新员工时,这种文化变得非常重要。他指出,我们的一些新员工今年做出了杰出的贡献,尽管他们从未亲自见过团队的其他成员。

转变战略,精简角色

在新冠疫情期间人员管理的相关工作一直是IT主管们今年面临的最复杂的任务之一,特别是对那些必须进行重组的组织机构而言。再加上需要精简运营流程以满足同事和客户不断变化的需求,而且公司文化所受压力变得更加巨大,尤其是对于之前紧密合作的团队现在几乎都分散在各处,同时常常被重新安排工作以更好地支持不断变化的战略。

在新冠疫情爆发的前两周,戴维斯加入了蓝盾公司,开始接受挑战,将一个主要以面对面工作的队伍转变为一个完全远程办公的队伍。与此同时,该公司也在转向一个新的运营模式。

“在新冠疫情期间,我们开始转变IT部门的运营模式。我们正在从传统的基于服务的部门转变为与公司的主要业务部门和水平职能部门相一致的产品组合/产品模式,”戴维斯说。“这最终将加快我们的数字化转型,以及医疗改革计划。”

戴维斯再次强调了透明度和诚实。她说:“确保员工了解自己在组织中的角色,以及他们如何与公司的战略计划紧密相连,这有助于消除他们的疑虑。”

罗兹是灵活性的坚定支持者,他解释说,Workday公司对其投资策略进行了调整,找到了对公司及其员工都合适的折衷方案,避免了出现大范围的员工重新分配和裁员。

“虽然我们没有在组织结构上进行调整,但肯定有一些团队和个人必须进行调整。我们的视听和现场活动支持团队迅速进行了调整,以对大型在线活动提供支持,以及帮助高管们在家中进行演讲和露面。”她说。“我认为我们今年已经全力以赴,这就类似于“群体”的积极工作概念。我看到整个团队团结在一起,为实现我们的目标而工作,我感到非常骄傲,尽管工作范围已超出他们的核心工作内容。”

Salesforce公司执行副总裁兼首席信息官乔安·奥尔索夫斯基(Jo-ann Olsovsky)表示,在思考她所说的“下一个常态”时,她认为,人们的本能是利用一些熟悉的东西,但这样做却不利于向前发展。相反,对于奥尔索夫斯基来说,这次新冠疫情凸显了建立一种拥抱改变的文化的重要性。

“在许多情况下,IT部门为其客户、员工和业务合作伙伴提供服务的方式已经到需要重塑的时候了。我们当中有多少人曾经做一些可能计划了一年时间的工作,但由于新冠疫情而需要满足某一需求,就在数周之内大大加快了工作进度?为什么这些工作不能以正常速度推进?为什么我们要召开不必要的会议,设立冗长的决策流程和障碍来影响速度?我们会遵循工作流程规则,而规则是由人制定的。让我们以一个新手的心态来挑战那些旧规则,力求创新,追求速度,”她说。

对于奥尔索夫斯基在全球1,800多名专业人员的团队而言,专注于创新和速度已证明是维持运营连续性和员工士气的关键。在新冠疫情初期,该公司就加强了员工沟通工作,开启了每日与所有员工电话沟通健康状况,以及每周首席执行官与所有员工电话沟通健康状况。她说:“我们与30000多名员工进行了实时视频交流。”“我们的产品团队开发了Salesforce Care产品,然后我们与联合创始人帕克·哈里斯(Parker Harris)合作,快速实施了这一产品。我们将该产品用作内部新冠病毒响应管理工具,以管理疫情发展信息,满足一些员工需求,缓解员工的担忧,以及提供一些资源。”

新的开端

随着动荡的一年接近尾声,各个公司已经采用了在完全虚拟环境中取得成功且不断发展的框架,而新的最佳实践和新的工作方式也开始出现。

例如,在戴维斯与蓝盾公司团队之间的联系和沟通方式上,她就很有创造性,包括进行每周视频日志、在线聊天、管理人员会议和智囊团竞赛等。

由于我在组建领导团队和调整我们的IT运营模式,我们正对将近150名进入IT部门的新员工进行入职培训,所有工作都以在线形式进行。我们肯定会进行更多的沟通,并确保在网络会议通话期间打开摄像头,以更好地建立人际关系和营造这种联系。”她说。“重要的是,因为在虚拟环境中通常会导致缺乏文化意识,因而我们尝试让网络会议变得有乐趣。”

Workday公司还通过寻找新的沟通方式,不断使其公司文化适应远程办公。罗兹评论说,一对一的交谈变得更具目的性和更全面,可以找到在新冠疫情期间哪些工作是有效的。

“时间是一种宝贵的商品,我们已经准备好要讨论的题目,也会谈论一些超出业务范围的事情。生活和工作在当前环境中发生了碰撞。”她说,并补充道,尽管这并非总是那么轻松,但Workday公司员工团结一致,表现出同理心,并为他人提供了支持和灵活性,因为他们清楚如何保留自己的企业文化,保持工作效率,并在远程工作方式下实现敬业精神。

Salesforce公司的奥尔索夫斯基在公司内部和外部都找到了知识和灵感,并强调了在需要时一个强大网络的重要性。

“首席信息官和IT群体感到惊叹的是,我们如何相互学习以及我们如何在这段时间内为每个公司快速启动这些工作,但许多行业和职能部门根本无法将所有工作都以远程方式进行,这就带来了挑战——既要保证员工能安全地工作,也要保证他们健康。”她说。

随着近期新冠疫情出现再次抬头的迹象,IT主管们必须借鉴过去几个月从不断变化中所汲取的教训,以更好地应对未来持续的不确定性。

“我们必须保持灵活性,并要对出现的新信息快速做出反应。我们并没有为接下来的X个月制定一个硬性的重返工作计划,而是采用了一个具有阶段性标准的可调整框架,以便我们可以快速做出决策,使公司和客户获得长期的成功发展,”奥尔索夫斯基说,并补充道,Salesforce公司会每周(有时甚至每天)审查决策的进展情况,从而使IT部门可以在一些可行的业务领域加大工作力度,同时摒弃那些无效的想法。

这种侧重于适当调整路线的方式很可能成为IT部门从新冠疫情中获得的文化遗产,并成为未来几年一些开展转型的组织机构的口头禅。

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