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成功设立和运行企业项目管理部门的四个秘诀

设立和运行企业项目管理部门需要开展审慎和战略性的工作。以下是设立企业项目管理部门需要关注的四个关键方面。

作者:Moira Alexander 来源:企业网D1Net|2020-07-02 10:25

项目绩效不佳是企业的祸根。没有完成目标的项目不仅会对企业保持竞争力带来挑战,而且还会消耗资源,根据2020年美国项目管理协会(The Project Management Institute)的《职业脉搏报告》显示,由于项目绩效不佳,造成11%的投资被浪费。

由于组织机构在不确定时期努力实现其目标,并且在可预见的未来可能会投入很有限的资源,因此他们应该考虑设立企业项目管理部门的价值,因为该部门会使其业务运行至最佳状态。

企业项目管理部与传统的项目管理部的不同之处在于,企业项目管理部会在战略层面上与高管人员合作,以确保进行项目和投资组合行为有利于整体业务。许多组织机构已从传统的项目管理部结构过渡到企业项目管理部,而一些新成立的组织机构则从一开始就建立企业项目管理部门。企业项目管理部门可带来实际的好处,包括项目、计划、投资组合和战略目标的执行速度更快。

建立一个高效和有效的企业项目管理部门需要大量时间、精力和协调工作。成功的企业项目管理部门会注重以下四个关键方面。

文化与人才管理

您的员工和文化是成功运行企业项目管理部门的最关键因素之一。这就意味着需要雇佣和培训具有合适技能的人才,并建立整个团队的适应力和同理心。

根据项目管理协会(PMI)的《职业脉搏报告》称,如今,大多数组织都非常重视培养领导能力和技术能力,而对这两项能力各组织机构的重视比例分别为65%和68%。该项调查显示,高绩效的企业项目管理部门会注重于自身的雇佣政策和对技术能力(68%)、领导能力(65%)、商业头脑(58%)和数字技能(50%)的培训计划上。

在领导力方面,成功的企业项目管理部门侧重于“获得来自高层的授权”。项目、计划和投资组合的执行不仅在很大程度上取决于团队和职能部门如何协同工作,而且还取决于他们在混乱时期的适应力。Businessolver公司的一项研究表明,人们希望他们的主管能表现出同理心,而美国有91%的首席执行官认为同理心与公司的财务业绩直接相关。

战略一致性

企业项目管理部门的主要任务是使所有项目、计划和投资组合行为与公司内的战略目标保持一致。当项目的执行与公司内的目标不一致时,就会导致资源、时间和预算的浪费。

最终,这将导致公司付出更高的成本,获得更低的业绩。高绩效的组织已认识到这一点,因而只会批准那些具有可靠商业案例的项目,并且该案例能够说明各项收益以及每种收益如何与领导团队设定的目标相关联。随着公司内部各项目标的改变,企业项目管理部门应重新评估各个项目和计划,以确保它们仍与公司的发展方向保持一致,并且不会羞于削减那些不再与业务目标一致的项目。

标准化项目管理

为了成功完成各项工作,企业项目管理部门必须使项目管理实践标准化,以确保与组织的高层战略目标保持一致。为此,需要仔细而有条理地进行计划。通过创建和实施整个组织必须遵守的项目管理流程和程序,企业项目管理部门不仅可提高整体项目效率,同时可降低风险和减少资源浪费,并可增加在各个层面上取得成功的机会。

为了更具创新性,组织机构必须调整其内部流程和最佳实践,以提高效率和有效性。如果您的组织对当前的活动或资源没有足够的把控,那么这就不可能在开展其他创新项目时不在某些情况下遭遇失败。简而言之,您只能用两只手处理这么多东西。拥有标准化和高效的企业项目管理部门运营,您的组织就可以将更多的资源和预算分配给创新性的和可增加竞争优势的项目上。

收益驱动的方法

一些成功的组织机构认识到,必须精明地进行投资,项目必须能带来有意义的、可衡量的结果。企业项目管理部门有助于各个组织发现和获得可持续的收益。一个没有明确目标和收益的项目就像开车时不知道目的地一样。

每个潜在项目都必须有一个全面的商业案例作为支持,而且该案例能说明该项目的目标,能够将该目标与组织的目标联系起来,并能够说明项目完成时所获得的每项收益。这个项目还应明确可衡量结果的各个关键绩效指标(KPI),帮助确定该项目是否成功完成,并能说明该项目如何取得成功。

总体而言,一个成功的组织机构会将侧重于责任心、为客户提供价值、善于接纳组织变革、对技术进行投资和将重视项目管理的文化放在更高的位置。通过建立一种注重人才管理、战略层面统一的项目、标准化实践和可实现收益的文化,您的组织可以提高自身绩效,获得更高的项目成功率。

【责任编辑:赵宁宁 TEL:(010)68476606】

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