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强生公司的IT部门是如何应对全球危机的

强生公司的首席信息官Jim Swanson向我们展示了他和他的IT团队是如何帮助这家市值820亿美元的医疗保健巨头保持运营的,以及从危机中获得的教训和一线希望。

作者:Martha Heller 来源:企业网D1Net|2020-04-30 10:35

3月31日,Jim Swanson在强生担任副总裁和集团首席信息官已有6个月了。在往常的任何其他年份,他都会执行一项旨在提高效率、创新和增长的变革性商业技术战略。然而,今年,Swanson面临着一个让所有这些都黯然失色的挑战:应对一场全球性的流行病,这场流行病影响着这家价值820亿美元的公司13.2万员工中的每一个人,影响了该公司所在60个国家中的大多数,影响了它的每个主要部门,从消费包装产品到医疗器械,再到药品。

危机管理

对于Swanson来说,从变革型领导到危机管理的转变发生得比大多数人都要更早。

“对我们来说,这场危机至少在3个月前就开始了,当时它首先袭击了中国,”Swanson表示。“对我们来说,中国是一个非常重要的市场,所以我们在担心着两件事:我们在中国的员工的安全,以及如何继续向中国输入和输出救命药物。”

强生的执行团队组成了一个危机管理团队,由执行委员会副主席Joaquin Duato领导,该团队从中国区、供应链、全球服务、商业和IT领域引入了领导层。团队所面临的问题让人望而生畏:我们该如何保证员工的安全?我们该如何保护我们的设施并使它们继续运行,以便我们能够为我们的病人和消费者服务?此外,随着新冠病毒的危机在全球蔓延,我们又该如何从这些市场获取原材料?

带领IT度过一场疫病流行危机

为了解决IT部门参与危机缓解工作的问题,Swanson成立了一个IT危机管理小组,其中包括来自主要职能部门和业务领域的一级和二级IT领导层。该小组每天都会开会,讨论一系列他们自己的问题:我们如何确保我们的大多数员工(他们现在突然需要在家工作)的连接和远程访问?我们的业务连续性计划是否足以应对当前形势?我们如何确保与全球的IT部门保持高度沟通?我们应该如何应对日益增多的网络安全威胁?

Swanson和这个团队从中国市场开始进行了情景规划,并制定了紧急的IT运营战略。“由于预计病毒会迅速传播,我们很快就在云环境中购买了多余的容量,这样我们就能拥有所需的计算能力了,”他说。“我们购买了额外的笔记本电脑,以防止更多的人不得不在家工作,并评估了我们的网络弹性、服务台准备情况和关键的系统支持。在最初的六周里,我们只关注中国,然后随着病毒的蔓延,我们把在中国学到的东西应用到了新的全球市场。”

通过组建一个小型的高级团队,然后在病毒传播时整合我们的地区和国家的IT领导,Swanson确保了团队可以随着病毒的传播而不断学习,并且他的5000人IT组织的其他成员也可以专注于运营。“我们有一个核心团队来激活每个团队,无论是服务台、业务连续性规划还是协作服务,”他说。“这种方法真的很适合我们。”

Swanson使用了红、黄、绿三种颜色的模型,来让他的团队专注于最重要的工作,并更新业务危机管理团队。“我们可能会让业务连续性规划(BCP)保持黄色,因为目前的网络连接显得更为重要,”他表示。“但一旦网络连接是绿色的,我们就会把注意力转向BCP。”

IT团队的危机管理模式在3月底受到了考验,当时印度于3月21日封锁了这个国家。“尽管被封锁,我们仍能让所有在印度的员工保持联系,我们的分销中心和供应链系统也得以运行,”Swanson表示。“我们能够在不存在任何风险或中断的情况下,从本地动态切换到远程工作。”

利用现有的能力

Swanson发现,强生的分析能力在危机期间也发挥了关键作用。“由于各国都持有我们产品所需的原材料,我们正在使用产品流程可视化和风险分析工具,通过其他的一些途径来将这些供应原料送到我们的制造工厂。”他表示。

强生的团队也在使用仿真工具,在不引入风险的情况下提高生产能力;使用智能眼镜技术,让质量专家可以远程工作;然后使用全球协作工具,为研究疫苗的研究人员提供相关实时的数据;

除了利用数据功能外,该团队还充分利用了他们在Swanson加入公司之前就已经开始的云计算和协作策略。“当受到病毒的第一次袭击时,我们已经有了云计算和协作技术的核心,”Swanson说,“但是现在的需求是如此之高,我们正在加速这两个项目。”

迄今为止所吸取的教训

我们通常很难从危机中回过头来看问题,但Swanson总结出了他从应对这场疫病大流行中所得到的几点教训:

定期检查灾难恢复策略。当你的大多数员工--包括你的供应商--突然必须远程工作时,你的员工技术政策有多稳健?在现场资源可能有限的情况下,你是否对制造厂的关键系统和流程有额外的监控和高度的关注?虽然Swanson和他的团队能够在需要的时候与公司的业务伙伴一起做出决定,但是他也说:“我们认识到在我们的政策上紧跟潮流是多么的重要,同时也要保持灵活。”

像员工一样思考。Swanson对强生员工如何应对危机所带来的挑战印象深刻。“让员工了解你的想法是绝对重要的,”他说。“‘如果我是小时工,我还能拿到工资吗?如果我是单亲妈妈,我可以请两周的假吗?如果我的角色要求我在现场,我是否是安全的?’如果你理解员工的担忧,你就能找到解决方案,有效地沟通,并围绕我们为世界各地需要帮助的人提供服务的宗旨,赋予他们力量,让他们行动起来。他们每天都会让你大吃一惊。”

表现出谦逊和感激。在强生全体员工大会上,首席执行官Alex Gorsky对公司各级员工所做的工作给予了公开赞扬。除了对自己组织的工作表示感谢外,Swanson还写了一封感谢信,感谢了强生每一位技术合作伙伴的首席执行官。“在这样的时刻,你永远不可能对你的员工和合作伙伴表达足够的感激之情。”他说。

一线希望

六个月前,当Swanson来到强生时,他面临着许多大型跨国公司首席信息官所面临的问题:随着时间的推移,逐渐演变为一个在竖井中工作的组织。“这次疫病大流行强调了IT作为一个团队工作的必要性,”他说。“我们现在清楚地看到,没有一个群体是足够大、足够聪明的,或者能够拥有所有的资源,能够自力更生。这次的疫病大流行表明,当我们齐心协力完成一项使命时,我们的力量是多么的强大。”

除了把团队凝聚在一起,Swanson加入强生后的目标之一就是提高公司的数字敏感度。“你猜怎么着?”他说。“几乎在一夜之间,整个公司的数字化程度是过去的十倍了。他们变的更加依赖于远程系统、数据和协作工具。现在已经没有回头路了。”

提高数字素养很可能远远超出了强生公司的业务范围。几周前,Swanson对强生公司的首席执行官说,“在这场危机到来之前,技术对我们来说是至关重要的,但它已经在未来的临界性上迈出了一大步。一旦这场疫病大流行结束--它也即将结束--我们将看到科技在医疗领域的应用会比以往任何时候都要更多。”

当全球危机来袭时,我们所有人都必须提升到一个新的工作和领导水平,很难仅仅以一天、一小时、甚至一分钟的维度去思考。但正如Jim Swanson所说的,这场疫病大流行总会结束,当它结束时,我们将会发现我们已经拥有了更好的技术,更紧密的团队,以及能够更清楚地理解作为领导者究竟意味着什么。

【责任编辑:赵宁宁 TEL:(010)68476606】

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