一、用户背景
太平保险有限公司创立于1929年，1951年与15家保险公司合并重组为公私合营的太平保险公司，1956年，作为中国人民保险公司的全资海外子公司专营境外业务。2001年12月20日，经中国保险监督管理委员会批准，太平保险在中国境内全面恢复经营财产保险业务，成为由中国保险（控股）有限公司、中保国际控股有限公司及中国工商银行（亚洲）有限公司持股的全国性专业财产保险公司，总部设在深圳。公司现设深圳、广州、上海、北京等十九家分公司，基本形成全国性的机构布局。
二、信息化动因及目标
太平保险的管理者一直十分重视信息化建设工作，随着公司业务的迅猛发展，组织机构不断壮大，对公司内部各级机构内及组织间的信息沟通提出了更高的管理要求，为适应公司一级法人、授权经营的管理模式，促进信息和知识的上传下达，使公司管理流程规范化、战略决策科学化、数据信息标准化，公司决定选择一套适合其发展战略的协同办公OA系统。通过该系统的实施达到：
（1）各级组织内部公文流转的电子化；
（2）组织间公文流转的自动连接；
（3）提供各级组织的信息发布渠道；
（4）促进组织知识的收集、共享和利用；
（5）促进企业文化建设
（6）支持员工移动办公
三、关键需求
根据太平保险信息化的整体目标，其关键需求主要体现在：
1、配合公司 “一级法人，授权经营”的管理模式，协同办公OA系统功能设计上既要保证整个系统的统一性，又要考虑各级组织的管理差异，在保证信息可以在组织内各层级纵向、横向快捷流转的前提下，实现多级授权的管理维护模式。
2、 总、分公司有各自的主界面，并可以相互进入，系统应根据用户的偏好，提供个性化设置功能。同时对个人信息要提供自助管理功能。
3、协同办公OA系统完善的工作流引擎，可实现多种流向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷的和办公自动化系统内的应用相关联。应用中所用到的各种表单格式可以快速定义和配置，提升办公效率。
4、通过协同办公将业务流程的处理也纳入其中，如：保单审核、理赔审批等，实现了高效、快速、准确的业务处理能力。
5、借助协同办公OA系统建立完善的信息发布及知识沉淀机制，可以实现知识信息不同的知识组织和共享方式。
6、通过协同办公OA系统的公文管理代替纸质公文的流转方式，实现各组织内公文流转的电子化，规范公司内公文管理的相关流程和制度，提高公文流转的效率和效果。
7、通过协同办公OA系统实现公司内部不同组织间公文交换的电子化，并达到公文流转的一体化即组织间公文往来要和内部公文流转流程相关联，提升组织间公文交换的实效性、安全性和可跟踪性。
8、对于公司文书档案，实现公文档案一体化管理，其管理的文书档案来自于公文管理和手工补录的文件，实现电子化标准的归档文件整理。
9、整个协同OA办公系统要实现和邮件系统、即时通讯系统、FAX系统的用户及应用集成，可以通过手机短信实现用户待办事宜的提醒及简单批复。
10、实现集团资产统一管理，并对采购实行流程化管理和预算管理。