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文档资料是党政机关、社会团体具有一定价值的材料或实物，是党和国家的精神财富。文档资料管理是一项不可缺但繁琐复杂的重要工作，文档资料工作的一项很重要的任务是科学地保管和有效地利用。尽管先辈为我们留下了很多宝贵的保管技术方法，其中有不少今天仍然行之有效，但是随着人类文明进步和科技发展，以及文档资料载体的变化，传统的保管技术和方法已不能完全适应需要，所以必须采用新技术，新方法来管理文档资料，特别是计算机、网络通信、光电扫描、光盘刻录等技术的出现，为提高文档资料管理水平创造了有利条件。为了文档资料管理的标准和规范，目前文档资料管理工作，已向前延伸至公文流转、公文管理及归档立卷，向后延伸至文档资料内容光盘存储、文档资料移交、接收及销毁等环节。 良好的文档资料管理不仅要对文档资料进行科学的维护，还要做到快速的查询检索、准确的统计等。文档资料不仅要“管好”，要在管好的基础上达到“用好”的目的。文档资料管理系统软件要对文档资料实现分类目录、案卷目录及文件目录三级条目管理，并能对文档资料原文内容，进行文本和“真迹”(压缩图象)两种格式的光盘存储。系统要在规范化的要求下实现了文档资料管理工作(如统计工作等)的自动化。经过调查研究，结合党政资料管理的具体需求，我们设计出党政资料管理系统如下：
系统特点：
Ⅰ、良好的软硬件兼容性        
Ⅱ、支持多种显示模式   
Ⅲ、提供多种信息存储方式    
Ⅳ、灵活的系统设置        
Ⅴ、强大的查询功能        
Ⅵ、完善的数据备份功能        
Ⅶ、方便的主题词操作   
Ⅷ、提供打印预览及纸型选择功能          
Ⅸ、提供数据移交功能   
Ⅹ、实现文档一体化        
系统功能      
一、公文管理      
二、辅助立卷      
三、文档资料管理   
(1)三级目录建立        
(2)文档资料原件存储         
(3)文档资料编目及打印    
(4)文档资料统计报表         
(5)借阅管理       
(6)查询统计       
(7)报表处理       
(8)数据备份       
(9)光盘制作       
四、综合管理      
五、系统维护   
(1)环境维护       
(2)安全性维护   
(3)辅助代码库维护 

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