上海市外事办公室是管辖、处理上海地区和华东地区对外接待事物，公派签证和驻上海的各国领事馆的主要政府机关单位。文件多、流转步骤多、速度慢、效率低、干部获取信息量少,已成为工作中比较突出的问题。
利用信息技术，建立办公自动化系统，不仅可以加速机关公文流转和办理，扩大信息来源，提高办文质量和办事效率，而且对于挖掘干部潜能、发挥现有计算机设备的效能、做好"参与政务、管理事物、搞好服务"的工作，改善上海市对外形象和促进对外友好发展具有积极作用。该办办公自动化工作的总体要求是："认真贯彻国家外交部信息化建设的指导方针，按照我市电子政务信息系统建设的总体要求和部署，结合办公室工作实际，明确目标，分步实施，积极开发利用各种信息资源，努力加快办公自动化系统的建设进程，提高办公室的政务参与、外事管理和后勤服务能力，为推进我市外交事业发展提供保证。"
从传统OA开始突破
针对上海外事办的具体情况，上海开思决定从传统意义上的OA开始突破，也就是通常所说的公文处理系统，包括收文、发文、档案管理等功能，同时建立全办范围内的电子邮件系统，让所有人员都有自己的电子信箱，可以通过电子信箱互相传递信息；然后进一步推广应用到会议管理、信访管理、车辆管理、资源和物品管理等等；最终全面实现信息的网上报送和发布，以及新型的远程/移动用户办公模式，建立和完善该办的综合信息网。
数据存储模式多样
Lotus Notes是目前在办公自动化领域应用较为广泛、功能强大的软件平台之一。它可用于开发和安装群件，有强健的跨平台客户服务器应用开发环境和工作方式。利用其文档数据库，用户可以在网上存放、追踪、储存和组织信息。Notes的最大优点是它具有支持各种应用的能力，可提供对任何类型对象的存储，包括文字、数字、图形和声音信息，还可以用OLE等方式嵌入对象。
利用CASE/OA可设置多个应用数据库的特点，企业可设置最贴切的使用模式。例如共享使用模式：所有部门使用一套数据库，进行数据的集中存放，可以进行集中控制；或部门独占模式：按部门的性质，给独立性较强的部门建立部门级的数据库，实现数据的分布式存放，可以实现权限控制的下放，使用部门自行维护本部门的数据（例如：访问权限的设置，文件流程的定义等）；或按工作年度，建立年度级的应用数据库，实现数据的按年度存放，方便数据的备份和检索，等等。
实施三要
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服 务 CIO 推 进 信 息 化 
