刘杰1980年代毕业于某大学计算机系，当时计算机并不流行。毕业后他进了一家公司的信息中心，在老主任手下一干就是十几年。后来，老主任退休，他当上了公司的信息主管，可刘杰却怎么也乐不起来。以前的信息中心就相当于一个技术保障部，只有计算机出问题的时候才会有人想到信息中心。

自从当上信息主管后，刘杰觉得信息中心不能再这样下去。他还认为造成以前清闲的原因是公司对信息化不重视，其实质是企业高层不了解信息化。于是，他向老总坦陈信息化对公司工作的重要意义。

老总看了刘杰的建议觉得很有道理，加上这几年到处都在搞信息化，包括他们的老对手也上了一套系统。老总大笔一挥，批了几百万的资金，成立了项目组，全权交给刘杰负责。

刘杰考虑了公司的具体情况，决定先上马一套财务软件。经过了选型比较，刘杰看中了一家在业界口碑较好的厂商，双方进入了价格协商阶段。谁知道老总看了刘杰交上来的报价，眉头一皱，直接把自己的秘书张秘书派到项目组当助理。

刘杰知道，IT项目被很多人认为是一个资金黑洞，太多的项目延期，预算超支，让IT项目背负了恶名。这次刘杰本来打算精打细算，避免预算超支的。为此他特地跑去采购部门学习了一段时间，学习如何进行谈判。但是现学现卖毕竟不太管用，这次的价钱肯定没让老总满意。调张秘书过来，名义上是助理，实际上是来监督自己，帮老总省钱。

在张秘书的协助下，谈判又重新开始了。张秘书谈判时口若悬河，一下把价钱压低了好几成。刘杰看在眼里，也暗下决心不能再让IT预算超支了。

项目组都是一些年轻人，大家都抱着大干一场的决心投身到项目组来。干劲是不缺了，经验却是不足。在项目的进行过程中，总是会不断添加一些原先没有规划的东西。“反正我们都要花时间和资金，就再增加几样东西吧，这些东西会让我们的项目锦上添花。”大家都是希望把项目进行到最好，花费的也不是很多，刘杰也就没有在意。

直到张秘书拿着这几个月的账单再次来到了项目组，刘杰才意识到自己的预算又超支了。本来是计划周密的项目，这几个月下来平均每个月把自己扩大了20%。不仅消耗了生产力，而且给测试造成了困难，也将项目范围一直扩展到公司真正需要的范围之外。

在张秘书的监督下，刘杰给项目重新作了定义。将需求定义为“必须的需求”、“应当具备的需求”和“锦上添花的需求”，严格坚守核心功能。并在项目过程中一直不断跟踪，以便将预算保持在控制范围之内。

经过上次的教训，刘杰变得更加小心翼翼了，就怕预算又超支。谁知道没过多久，新问题又来了。在项目进行到一半时，刘杰发现由于在项目开始时没有很好地了解费用和时间表，并且前期的准备工作太过拖沓，导致现在的进度远远落后于时间表。于是，为了按期完成项目，刘杰不得不投入更多的开发人员和测试人员。而这些后来者由于对项目不够熟悉，不能迅速跟上项目组的速度。